Fra faglig viden til sund præsentation

Foto: Coris

Mundtlige præsentationer er blevet en del af mange sygeplejerskers hverdag. Dermed er det også blevet afgørende at kunne fange lytternes interesse og argumentere for en sag - eller kort og godt: at kunne overbevise med ord.

Vejen fra den sygeplejefaglige viden til en sund præsentation er sjældent enkel at betræde. Et typisk eksempel er projektsygeplejersken, der skal præsentere et nyt produkt i en afdeling:

Katrine er projektsygeplejerske i en privat virksomhed. Hun har været med til at udvikle et elektronisk system, der kan hjælpe sygeplejersker til at identificere apopleksipatienters sygeplejemæssige behov og lægge planer for patientforløbet. I dag skal hun for første gang præsentere systemet for en gruppe sygeplejersker, der til daglig arbejder med pleje og genoptræning af apopleksipatienter. Hvordan skal hun præsentere det? Hvordan sikrer hun en overskuelig struktur og undgår distræte blikke, langstrakte gab og lyttere, der undervejs også kigger på uret og sender tanker til deres kollegaer?

Katrines situation er en del af mange sygeplejerskers hverdag. Men sygeplejersker er ikke uddannet til at præsentere fagligt stof mundtligt, og for mange bliver resultatet derfor afhængigt af det naturlige talent. Heldigvis er der hjælp at hente. Retorikkens værktøjskasse er en guldgrube, hvor du f.eks. kan få hjælp til at gøre argumentationen overbevisende, strukturen klar og kropssproget mere troværdigt og engageret. I denne artikel findes et udpluk af de retoriske greb, der kan hjælpe Katrine og andre sygeplejersker gennem mundtlige præsentationer.

Fokus og klar struktur

En god præsentation har et klart udgangspunkt. Mange præsentationer går tabt, fordi taleren ikke på forhånd har gjort sig klart, hvad hendes formål er (1,2). Hvad er det primære budskab?

Katrine skal nøje overveje, om hun vil informere om systemet, eller om hun nærmere er kommet for at overbevise tilhørerne om, at det er et formidabelt produkt. Det er to forskellige præsentationer, og hvis hun vil være knivskarp og ikke ryge ud ad kedelige tangenter, må hun på forhånd træffe et valg.

Tænk på din modtager

Når formålet er klart, er det væsentligt, at taleren også formår at se på med modtagernes øjne. Taleren skal overveje, hvordan hun fra begyndelsen kan gøre præsentationen vedkommende og interessant (1,2). Katrine kan f.eks. vælge at ridse sygeplejefaglige problemstillinger op fra sygeplejerskernes hverdag, måske gennem en konkret fortælling om en sygeplejerske, der har svært ved at få struktureret plejen til en patient, der lider af afasi. Fortællinger er gode til at fange vores opmærksomhed og til at gøre komplekse problemstillinger nærværende (2).

Få budskabet frem

Når interessen er fanget, er det tid til at få hovedbudskabet helt frem. Mange har en indbygget trang til at gemme konklusionen, men det koster modtageren mange ressourcer at skulle gætte sig til, hvor taleren er på vej hen. Derfor er det bedre at spille med åbne kort, så modtagerne hurtigt ved, hvorfor de skal lytte, og hvad de vil få ud af det.

Vis vej

Selvom hovedbudskabet er præsenteret, er det vigtigt, at taleren ikke slipper sine modtagere, men bliver ved med at holde dem i hånden. Hvis modtagerne selv skal finde vej, farer de som oftest vild. Ved hele tiden at fortælle modtagerne, hvad der kommer, holder taleren derimod fast i deres opmærksomhed.

Det kan Katrine gøre ved at inddrage en oversigt, hvor hun fortæller, hvilke punkter hun vil komme ind på i præsentationen (1). Derudover kan hun løbende følge op på sine punkter ved at bruge metasprog. Med metasproget fortæller hun, hvad der kommer og måske hvorfor, f.eks.:

"Jeg har nu vist jer, hvordan I kan bruge systemet i hverdagen. Det næste, jeg vil vise jer er, hvilke sygeplejefaglige fordele I vil opnå."

Få afsluttet

Det er vigtigt at afslutte ordentligt. Her kan taleren med fordel opsummere oplægget og gentage sit hovedbudskab. Mange oplægsholdere får ikke rundet af, fordi de føler, at de gentager sig selv hele tiden i den mundtlige præsentation, men sådan føles det sjældent for lytterne. Det mundtlige medie er flygtigt, modtageren kan ikke gå tilbage og læse igen som på skrift, og derfor er gentagelsen et vigtigt middel til at blive forstået og husket. Som Stahlschmidt formulerer det, kan den mest effektive dispositionsmodel koges ned til: "1) Sig, hvad du vil sige. 2) Sig det. 3) Sig, hvad du har sagt" (2).

Argumentation

Ingen overbevisning uden gode grunde (3). Det er en velkendt situation for sygeplejersker, som præsenterer, at de skal ind at ændre ved noget, der allerede eksisterer. Og det er i sig selv en udfordring. Det er trygt at bevare det gamle, og alt nyt er forbundet med ekstra ressourceforbrug (4). Og så er der selvfølgelig den gamle kendte kommentar: "Jamen, det fungerer jo meget godt nu - hvorfor skal vi lave det om?"

Derfor skal Katrine have sine argumenter i orden og følge påstande op med et "fordi ..."

Skyd med elefantbøsse

En af de mest oplagte fejl er tanken om, at jo flere gode grunde, des bedre. Mange argumenter trætter, og jo flere punkter en taler kommer omkring, desto færre kan publikum huske bagefter. Samtidig forsvinder de rigtig gode argumenter i mængden af middelmådige grunde. Derfor: Skyd med elefantbøsse frem for med spredehagl (5).

Katrine skal beslutte, hvilke to måske tre kronargumenter hun vil gå i dybden med. For sygeplejersken på gulvet er den økonomiske besparelse måske ikke så interessant, mens sikring af kvalitet og et højt fagligt niveau er mere relevant. Overblikket i hverdagen og dermed et tidsbesparende perspektiv vil være et andet argument, der kan vinde tilslutning hos den travle sygeplejerske.

Gå i dybden

Med få kronargumenter har taleren mulighed for at gå i dybden og bruge tid på, at tilhørerne ikke bare har en overfladisk forståelse af et elektronisk system. De skal kunne se det ske i detaljer i en hverdag i afdelingen. En god præsentation appellerer ikke kun til tilhørernes fornuft, men også til deres følelser. Vejen til overbevisning går oftest gennem modtagerens sanser - der er intet så overbevisende som levende og konkrete eksempler, der inviterer til identifikation (1,2).

Katrine kan f.eks. bruge en fiktiv sygeplejerske og vise, hvordan hun anvender systemet i plejen af en specifik patient. Når det bliver så konkret, opnår Katrine, at tilhørerne digter med og ser situationen for deres egne øjne. Lytteren kan altså leve sig ind i scenariet og måske tage skridtet fra at forstå til at kunne se det ske.

Modsig dig selv

Selv den bedste sag har en skyggeside, og det bedste råd er at få det dunkle frem i lyset. For hvis tilhørerne sidder med et rigtig godt modargument i tankerne, er der stor chance for, at de ikke hører alle de gode argumenter. Hvis taleren derimod inddrager modargumenter i sin præsentation, viser hun overblik, kompetence og velvilje over for sin modtager (1,3,5).

For Katrine er tidsforbrug i indføringsfasen et væsentligt modargument. Hvis ikke hun nævner problemet, risikerer hun, at alle sidder og tænker "ja, ja, men hun har jo ikke tænkt på, at vi hverken har tid eller overskud til det nye."

Og med disse tanker flyver alle de velmente ord fra Katrine gennem rummet uden at fæstne sig hos modtagerne. Alene ved at nævne problemet kan Katrine lette trykket og vise modtagerne, at hun ikke er blåøjet. Hun kan også vælge at tage skridtet videre og gendrive modargumentet, f.eks. ved at påpege: "Ja, det tager tid i starten, men der er tale om en indkøringsperiode, og der er tid at hente i det lange løb."

Kropssprog og stemme

De fleste af os har prøvet at sidde som tilhører og blive distraheret af en taler, der vandrer uroligt rundt som en løve i bur, en oplægsholder med en spinkel stemme eller en underviser med utydelig udtale. Situationerne er forskellige, men resultatet det samme: Vi hører ikke budskabet.

Kropssprog betyder meget for vores mulighed for at overbevise - undersøgelser viser, at kropssproget udgør omkring 55 pct. af den totale kommunikation (2). Vi kan ikke komme uden om kropssproget, men samtidig kan vi heller ikke sætte det på en simpel formel. Den livlige gestik kan give én taler et nærværende og engageret udtryk, mens de samme bevægelser kan virke kejtede og påtagede hos en anden. Det handler om at være tro mod sin integritet og personlighed - ellers ryger troværdigheden (1).

Ofte er vi ikke selv bevidste om vores vaner og uvaner. Derfor er første skridt at opdage dem, og her har vi brug for hjælp. Det er en god idé at bede en person, vi har tillid til, om at give konstruktiv feedback på en præsentation - eller at optage os selv på video. Det er grænseoverskridende, men det er også effektivt.

Det engagerede kropssprog

Det gode kropssprog udstråler engagement, nærvær og ro. Den cocktail kræver et solidt fundament med vægten ligeligt fordelt på to fødder. Det betyder ikke, at man skal stå på samme plet gennem en hel præsentation, men man skal have et udgangspunkt, der ikke bliver til en nonchalant støtte på kun et ben eller en wienervals rundt i lokalet. Resten af kroppen skal udstråle parathed og åbenhed - en ret holdning med opdrift og en fast gestik. Dertil kommer kontakten til publikum. Tilhørerne skal kunne se, høre og føle, at taleren er nærværende og taler til netop dem (1,6).

Stemmebrug

En række teoretikere beskriver stemmen som tæt knyttet til identiteten - eller som Susanna Eken skriver: "Stemmen er personlighedens sladrehank" (7). Stemmen er betinget af fysiske og psykiske forhold omkring strube, artikulationsrum og vejrtrækning, og den virker i et fintfølende sammenspil mellem et hav af små muskler. Som oftest fungerer stemmen på mirakuløs vis. Men til tider kan nervøsitet eller dårlige vaner betyde, at en skinger og spag eller træt og hæs stemme tager fokus fra en god præsentation. Her er det vigtigt at vide, at man faktisk kan nå langt med stemmetræning. Musklerne omkring strube, kæber, mundbund m.m. kan afspændes og optrænes under vejledning, og vejrtrækningsteknik kan læres (6,7). Som al anden træning kommer stemmearbejdet ikke gratis. Det kræver en indsats over tid med en vejleder, der guider dig videre og hjælper dig til f.eks. at få en dyb, rolig vejrtrækning som motor bag lyden.

Skab variation

Det betyder ikke, at du ikke kan gå i gang selv. Først og fremmest gælder det om at undgå den monotone stemmeføring (5,8). Katrine kan arbejde på stemmens variationer ved at øve sit manuskript derhjemme i karikerede versioner. Hun kan synge sin indledning foran spejlet, tale ekstremt langsomt eller nærmest messende over lange vokaler for derefter at tage teksten i hurtigt tempo. Hun kan også lege med styrken og skiftevist tale højt og lavt. Det lyder fuldstændig vanvittigt, men noget af variationen og friheden til at lege med ordene vil hun have mulighed for at trække med over i den virkelige præsentation. Desuden kan Katrine markere vigtige variationer i sit manuskript, f.eks. ved at sætte dobbeltstreger // der, hvor hun vil holde pauser for at fremhæve vigtige pointer (1).

PowerPoint

PowerPoint er en gave til taleren - hvis det ellers bliver brugt med omtanke. De fleste af os kender til præsentationer, hvor tilhørerne sidder i et stort rum med blikket fæstnet til lærredet i et forsøg på at nå at læse og opfange kolossale mængder af information. Præsentationen er blevet til fælles læsning frem for et mundtligt oplæg.

Træd uden om faldgruberne

Mange talere bliver fristet af, at de pludselig kan trække på skriftens fortrinligheder. De kan trække kompliceret tekst ind i præsentationen og få flere informationer med på kortere tid, og resultatet bliver let et sandt informationsbombardement. Med for mange informationer risikerer taleren, at lytterne forsvarer sig. De kan ikke kapere mængden, og resultatet er alt for ofte, at intet fra præsentationen bliver husket - heller ikke hovedpointerne.

En anden typisk faldgrube er, når taleren bruger PowerPoint som manuskript. Det er bekvemt for taleren, men strategien er en sikker vej til at tage al energi ud af en mundtlig præsentation. Taleren står i værste fald med ryggen til publikum og læser pointerne op, mens tilhørerne kigger mod lærredet for også at læse pointerne.

Taleren skal være uundværlig

Når Katrine skal forberede sine PowerPoints, skal hun navigere uden om faldgruberne, og det gør hun bedst ved at huske på devisen: Taleren skal altid være uundværlig! (2)

Når tilhørerne ser en slide, skal deres blik automatisk blive kastet videre til taleren, fordi de fortsat mangler nogle informationer. Frem for at have lange tekststykker og alle konklusionerne på lærredet er nøgleord derfor velegnede. En vellykket slide kan sagtens bestå af et ord - hvis det er det rigtige. En anden god og enkel teknik er at bruge sine PowerPoints til at stille de spørgsmål, man vil svare på (2). Katrine kunne bruge en slide på spørgsmålet "Hvordan kan systemet være med til at sikre den sygeplejefaglige kvalitet?"

På den måde får Katrine aktiveret tilhørerne, som selv vil overveje spørgsmålet - og derefter lytte til Katrines svar.

Visualisér dine pointer

PowerPoint er endelig et genialt hjælpemiddel, fordi talerne har mulighed for at supplere det talte ord med visuelle illustrationer, hvilket gør det lettere for tilhørerne at huske budskaber (2).

Hvis Katrine vælger at bruge PowerPoints, skal hun derfor tænke i enkel tekst, men derudover i billeder og modeller, der kan fremhæve hovedpointerne. Et fotografi af en sygeplejerske, der sidder i samtale med en patient og dennes pårørende, kan være en glimrende baggrund, når Katrine fortæller, hvordan redskaberne fungerer i praksis.

Fra viden til praktisk kunnen

Måske er præsentationer som Katrines en del af din hverdag. Måske bruger du den mundtlige formidling i andre sammenhænge; undervisning, vejledning eller til at overbevise om sager af mere politisk karakter. Viden om struktur, argumentation og kropssprog kan overføres til mange andre situationer, og de kan også inspirere til troværdige samtaler på tomandshånd.

Ét er at vide det, noget andet er at gøre det. Så hvis du vil videre - så prøv det af! Brug f.eks. dine kollegaer eller venner til at give feedback, så de kan fortælle dig, hvordan netop du virker på din modtager.

Anne Løhndorf Christensen er retorisk konsulent i kommunikationsvirksomheden Mærkbar Retorik og timelønnet sygeplejerske ved Esbønderup Sygehus.

Litteratur

1. Lemée PS, Lund AK. Troværdighed - Tal godt for dig! København: Frydenlund; 1999.
2. Stahlschmidt A. Tag ordet - grib forsamlingen med og uden PowerPoint. København: Børsens Forlag; 2005.
3. Jørgensen C, Onsberg M. Praktisk argumentation. København: Teknisk Forlag; 1999.
4. Jørgensen C, Kock C. Debattørens forrådskammer. In: Retorik Studier 10/95. København: Reitzels Forlag; 1995.
5. Jørgensen C, Kock C, Rørbech L. Retorik der flytter stemmer. København: Gyldendal; 1995.
6. Rørbech L. Høgel S. Tal rigtigt - syng godt. København: Hans Reitzels Forlag; 2003.
7. Eken S. Den menneskelige stemme. Psyke. Soma. Funktion. Formidling. København: Hans Reitzels Forlag; 1998.
8. Skyum-Nielsen P. Vellyden. Odense: DR Multimedie og Syddansk Universitetsforlag; 2003.