Ssh...

Foto: Simon Klein-Knudsen

Når sygeplejerske Lea Bruun gik hjem fra en dagvagt for nogle år siden, var det tit med en let ringen for ørerne.

”Der var rigtig mange klokker, der bimlede i afdelingen, og det var enormt svært at planlægge sin dag,” fortæller hun.

”Når jeg gik herfra, kunne jeg tit blive i tvivl, om jeg havde husket alting. Jeg tænkte, gad vide, hvad jeg har glemt. Men jeg kunne ikke engang huske, om jeg overhovedet havde glemt noget.”

Hvorfor hun og kollegerne i afdeling K11-1 blev så trætte i hovederne, fik de en forklaring på, da konsulenter fra Region Midtjylland kom ud og observerede, hvor mange gange sygeplejersker og assistenter blev afbrudt i løbet af en dagvagt.

Anledningen var et projekt for store hospitalsafdelinger. K11-1 er en travl mave-tarm-kirurgisk afdeling med 37 senge og 70-80 medarbejdere, og mange syntes, at afbrydelser var et problem. Men ingen havde forestillet sig, at de rent faktisk blev forstyrret så tit, som observationen af fem sygeplejersker og to assistenter viste.

I gennemsnit blev medarbejderne afbrudt 126 gange i løbet af en ottetimers arbejdsdag, altså mere end 15 gange i timen.

Det var tal, der gjorde stort indtryk på personalemødet, hvor de blev fremlagt. På mødet fortalte projektleder Susanne Østergaard også, at det tager flere minutter, fra man bliver afbrudt, til man igen har fuld opmærksomhed på det, man er i gang med.

”Jeg kan huske, vi bagefter sad og regnede på, hvor meget reel koncentration vi så havde i løbet af en dag,” siger Lea Bruun. ”Det blev faktisk ikke til ret meget.”
 

Spurgte hinanden om alt

I løbet af det næste halve år lykkedes det at få antallet af afbrydelser bragt ned med 28 pct.

Det allerførste, de to afdelingssygeplejersker Birgit Vang og Tue Linderoth gjorde, var at anskaffe flere nøgler til afdelingens medicinskab. Dem var der kun tre af, og når man skulle hente medicin, måtte man tit hele vejen ned ad gangen og måske spørge på flere patientstuer, før man fandt en nøgle hos en kollega.

”Vi indførte også et system, hvor man skriver, at man har den og den nøgle i dag, og signerer, når man afleverer,” fortæller Birgit Vang.

”Vi døjede nemlig også med, at de blev væk. Det gør de ikke mere, og vi forstyrrer ikke mere hinanden med at lede efter dem. Det var en ganske enkel ting med en enorm effekt.”

Der er også indført praktiske forbedringer på andre områder. Det har gjort en kæmpe forskel, at de gamle støjende klokker blev erstattet af et system, hvor kaldet går direkte til en telefon i lommen på den sygeplejerske eller assistent, der passer patienten.

Oprydning og orden bliver sikret af nøglepersoner og dagligt ansvarlige for skyllerum, opfyldning på hylder m.m., så man ikke så tit må afbryde sit arbejde for at lede efter ting, man skal bruge.

Men den helt store udfordring var at få bedre struktur på det daglige arbejde. Så alle ved, hvad de skal, og har tillid til, at andre udfører deres opgaver, som de skal. Dét og så at få ændret arbejdskulturen, så der er en fælles forståelse af, hvornår det er nødvendigt at afbryde hinanden, og hvordan man gerne vil have det sammen.

”For førhen gik man og spurgte hinanden om alting i stedet for selv at finde ud af tingene,” siger social- og sundhedsassistent Marianne Bach, der ligesom Lea Bruun sad i afdelingens styregruppe for projektet.

”Man tænkte ikke på, at man måske lige så godt kunne finde retningslinjerne i computeren og se, hvad man skulle have svar på.”
 

Kolleger forstyrrede mest

”126 afbrydelser om dagen er et skræmmende tal, men det, der gjorde indtryk, var også, hvem der afbrød,” siger Tue Linderoth.

”Vi havde vist en antagelse om, at det var alle mulige udefra, der kom og spurgte, læger, portører, pårørende osv. Men det var faktisk os selv, der forstyrrede hinanden.”

Man kan ikke undgå afbrydelser i en hospitalsafdeling, hvor der hele tiden sker uforudsete ting. Der er afbrydelser, der er gode og nødvendige, og så hedder det samarbejde, pointerer Birgit Vang.

”Da projektet startede, havde vi også mange nyansatte medarbejdere. Og selvfølgelig skal man kunne spørge og bede andre om råd. Men vi har alle sammen været nødt til at kigge på vores egen opførsel, og vi har alle haft ahaoplevelser af typen: Nej, hvor var det egentlig upassende, det jeg gjorde der.”

De fleste afbrydelser finder sted på kontoret, hvor to af de tre plejegrupper deler meget lidt plads med de to sekretærer, og hvor læger, portører, terapeuter og mange andre har ærinde i løbet af dagen.

Men selv om mulighederne for en bedre indretning er yderst begrænsede, er det alligevel lykkedes at nedbringe antallet af afbrydelser på kontoret med en tredjedel.

”Vi har fået en kultur, hvor man godt kan tysse på hinanden, uden at det giver sure miner og bemærkninger om, hvor skrap man er. I dag er reaktionen: Nå ja, jeg snakkede vist også lidt højt,” siger Lea Bruun.

Der skal være plads til, at man hygger sig sammen, og det er ikke forbudt at grine på kontoret, tilføjer hun.

”Men vi er blevet bedre til at holde privat snak ude. Man kan bede folk gå i kaffestuen og snakke videre, uden at det bliver taget ilde op.”

”Man går heller ikke gennem kontoret for at komme i kaffestuen som før, man bruger den næste dør ude fra gangen,” tilføjer Marianne Bach.
 

En forvandlet afdeling

Da konsulenterne gennemførte de første observationer i maj 2010, mødte de en afdeling præget af uro og forvirring. Da de kom igen i november 2010, fik de en helt anden oplevelse af overblik og effektivitet.

Det skyldtes ikke mindst, at afdelingssygeplejerskerne har taget fat i morgenrapporten og indført en tovholderfunktion i hver plejegruppe.

”Hun sørger for, at folk ved, hvad de skal, sikrer, at aftaler bliver ført ajour dagen igennem, og har overblik over, hvilke patienter der går hjem, hvis der skal skaffes plads til akutte patienter,” siger Birgit Vang.

Hver gruppe får udleveret et skema, hvor en af afdelingssygeplejerskerne dagen i forvejen har sat navne på dagens ansvarsområder. Tovholder, ansvarlig for skabe, for skyllerum, for madvogn osv.

Afdelingssygeplejerskerne sidder på skift med i grupperne til rapporten, hvor man nu også starter med at fordele patienterne, før man begynder at gennemgå dem.

”Så mens man hører om sine patienter, kan de andre tage klokkerne, og når de første har hørt, hvad de har brug for, kan de gå direkte ud og gå i gang.”

Det er effektivt, men det er også en meget stor forandring fra før, hvor alle i gruppen var med til at gennemgå alle patienter, oplever Marianne Bach.

”Det har faktisk været noget af det sværeste, fordi vi har været vant til, at man vidste lidt om alle patienter. Og det vil vi forfærdelig gerne stadigvæk. Vi hjælper jo stadig hinanden med patienterne. Så det er noget, man skal øve sig på.”

Den samme oplevelse har afdelingssygeplejerskerne haft i deres interne fordeling af opgaverne.

”Det har også været en øvelse for os, at jeg ikke behøver at spørge, om der er nogen sygemeldinger den dag, hvor vi har aftalt, at Birgit tager sig af dem,” siger Tue Linderoth.

”Vi er jo stadig sygeplejersker og vil gerne have en finger med i alting. Men efterhånden kan der gå dage, hvor vi stort set ikke behøver kontakte hinanden.”
 

Stadig kontorproblemer

Selv om der var betydeligt færre forstyrrelser, da medarbejderne blev observeret anden gang, er 91 afbrydelser i en dagvagt stadig et meget højt tal.

Det nye telefon- og kaldesystem har formentlig nedbragt tallet yderligere, i hvert fald har det haft en meget mærkbar virkning på støjniveauet. Til gengæld giver det nye muligheder for forstyrrelser, at personalet altid har en telefon på sig.

Så arbejdet med at definere de nødvendige og unødvendige afbrydelser fortsætter, f.eks. i form af en telefonpolitik. Og det kræver en stadig indsats ikke at falde tilbage i gamle vaner. Men det store problem i K11-1 er og bliver kontorforholdene.

”Viborg Sygehus stod færdig i 80’erne, og det er slet ikke bygget til den måde, vi arbejder på i dag,” siger Birgit Vang.

”Vi er flere på arbejde, patienterne er mere syge og mere komplekse, og det betyder flere samarbejdspartnere, som vi skal drøfte ting med.”

En række funktioner er flyttet ud fra kontoret, hvor det overhovedet har været muligt. Afdelingens diætist har fået sin arbejdsplads i en mellemgang. Et stomi-ambulatorium, der blev for lille, er indrettet til afdelingens studerende og deres vejledere. På et lille forhenværende depot har de tre plejegrupper hver sin vogn med måleudstyr til basale værdier, som nogle patienter skal have målt tre gange i døgnet. Man skal bare medbringe en bærbar computer, så kan man observere og dokumentere værdierne i én arbejdsgang.

”Der er faktisk også nogle, der er begyndt at tage deres telefoner og gå ind i medicinrummet, hvis der er tomt, og ringe om deres patienter derfra. Der er jo computere derinde, så de kan slå op og skrive, hvad de skal,” fortæller Birgit Vang.

Hun ser meget gerne, at det også lykkes at flytte flere funktioner ud på patientstuerne. Det har sygeplejen efterhånden snakket om i 20 år, men med bærbare computere og EPJ skulle det faktisk være muligt.

”Men det kræver jo, at man kan få batteriet på en bærbar computer til at holde mere end en halv time, også efter at computeren har været her et halvt år. Der er stadig nogle tekniske løsninger, der ikke er gode nok,” bemærker Birgit Vang.