App som introduktion af nyansatte

Udgangspunkt i afdelingens organisering
Afdelingen er bygget op af tre operationsafsnit med individuelle specialer. Hvert afsnit har fast tilknyttede operations- og anæstesisygeplejersker, anæstesilæger samt social-og sundhedsassistenter. Der er desuden et opvågningsafsnit, hvor der er fast tilknyttede opvågningssygeplejersker.

Vi har opbygget appen med udgangspunkt i afdelingens organisering.

Da den generelle information om B&O Syd som en stor afdeling er relevant for alle faggrupper, kalder vi i appen for et generelt ’introduktionsforløb’. Den specifikke viden om hvert afsnit, speciale og individuelle faggrupper kalder vi ’pakker’.

Den enkelte læge eller sygeplejerske får et generelt introduktionsforløb samt et pakkeforløb, som er afhængigt af, hvilken faggruppe eller afsnit, de tilhører. I appen kan den enkelte medarbejder ikke se, om informationen hedder ’introduktionsforløb’ eller ’pakker’, men vises som samlet information. På den måde kan vi skræddersy informationen i appen, så den passer på den enkelte medarbejder.

Appens opbygning kan ses i Figur 2, hvor de farver, som er tilsvarende i Figur 1, svarer til hinanden.

Mødes af fem ikoner
Når man logger ind i appen, er der fem overordnede ikoner. Det er 'aftaler', 'opgaver', 'info', 'beskeder' og 'menu'. Ikonerne er udviklet til patientforløb, hvilket også er bibeholdt i appen til medarbejdere, da firmaet fastholder det.

Under ikonet 'aftaler' findes de aftaler, som er datosat i forhold til den enkelte medarbejder, f.eks. fælles introduktion for nyansatte på AUH, introduktion til brandudstyr, tilmelding til kursus i avanceret genoplivning mv.

Under ikonet 'opgaver' er der præsentationer af de forskellige afsnit, virtuelle rundvisninger, praktisk information samt information om afdelingen.

I 'opgaverne' kommer de individuelle forløbspakker til at ligge til den enkelte medarbejder.

Ikonet 'info' indeholder generel information om parkering, offentlig transport og direkte link til 'find vej'-appen.

'Beskedfunktionen' anvender vi ikke, men den enkelte medarbejder kan bruge funktionen til at kommunikere med sin mentor.

I 'menu'-funktionen findes information om appen samt loginoplysninger.

Metode
Målet var evaluering af implementeringen af Den Digitale Forløbsguide til nyansatte på B&O Syd, afsnit 2, samt kort at beskrive projektforløbet (se figur 1).

Projektorganisering
Projektet er organiseret under afdelingsledelsen for B&O Syd, som er ansvarlig for projektet. Derudover er en repræsentant for Emento 'Den digitale Forløbsguide' ansat i KMD og er ansvarlig for forløbet fra udbyderens side.

Projektgruppen består af en oversygeplejerske, to anæstesisygeplejersker, to operationssygeplejersker, to anæstesilæger og en projektmedarbejder, se Figur 1.

Projektforløb
Etablering/Udvikling
Der var afsat ca. otte uger til udviklingsfasen, som var fra de første introduktionsmøder til forankring af appen. I alt brugte hver medarbejder omkring 50 timer. I denne fase foregik følgende:

• Intromøde
• Work shop
• Oplæring af personale til brug af appen
• Opbygning af appen
• Redaktionsmøde
• Forankring i afdelingen
• Individuelle tilretninger.

Implementering
Implementeringsdelen bestod i, at den nye medarbejder blev oprettet i appen. For at oprette et individuelt forløb til en nyansat er der behov for brugerens telefonnummer, som skrives ind i et tilhørende computerprogram. Mentorer kan få adgang til den nyansattes personlige forløb, og andre i afdelingen kan få adgang til det generelle forløb.

Ibrugtagning
Det tager meget kort tid at oprette et forløb, men der skal der påregnes tid til vedligeholdelse, så indholdet løbende er opdateret. I starten blev der af de involverede medarbejdere brugt omkring 25 timer på vedligeholdelse og ibrugtagning, men efterfølgende er der anvendt meget få timer til denne opgave.

Evaluering
Appens indhold blev vurderet af brugerne og af projektgruppen. I appen er der link til et spørgeskema i Survey Exact, som er blevet udfyldt af syv personer. Derudover har vi interviewet fem nyansatte, herunder både læger og sygeplejersker samt deres mentorer ud fra samme spørgeskema med mulighed for at uddybe svar. Nedenstående afsnit er en sammenskrivning af svarene.

Appens berettigelse
Det er individuelt anhængigt af, hvilken faggruppe vi talte med, hvordan appen blev brugt. Alle respondenterne svarede, at appen kan bruges til introduktion til nyansatte, og at det er fint at introducere afdelingen via video og billeder.

Flere sygeplejersker nævner, at det er en fordel, at de kan få et godt indtryk af deres nye arbejdsplads før første arbejdsdag. Og de synes, at det fungerer rigtig godt, at de på forhånd kan læse om mange af de opgaver, de introduceres til og kan forvente de første dage. Det er nyttig viden og nemt at genfinde relevante oplysninger.

Appen er nem at navigere i, let tilgængelig på telefon og fungerer som et interaktivt opslagsværk. Det er en fordel i forhold til papirer og mapper. Det opleves positivt, at informationen er rettet mod den enkelte medarbejder, fordi det føles personligt, når mentors navn er nævnt, og der er information om det aktuelle afsnit. En mentor nævner, at netop dette betyder færre spørgsmål fra nyansatte, da de på forhånd har læst om arbejdsopgaverne.

Alt i alt giver det et godt indtryk af arbejdspladsen. Lægerne bruger dog appen på en anden måde end sygeplejerskerne, måske fordi lægerne er i hoved-uddannelsesforløb og muligvis har et begrænset tilknytningsforhold til afdelingen.

Uproblematisk download
At downloade en app er en del af de flestes hverdag, og derfor er det ikke et problem at downloade en app i forbindelse med jobstart, også selv om det er på den private telefon - for det er jo frivilligt. Der er en holdning om, at man alligevel bruger den private telefon til arbejdsrelaterede funktioner som f.eks. mail og arbejdsplan.

Indhold i appen
Generelt er indholdet relevant, dog afhænger det af, om den nyansatte allerede kender afdelingen og hospitalet, for i så fald kan noget information være overflødigt. Sygeplejerskerne nævner, at appen giver mere fortrolighed, en tryg jobstart og en viden om, 'hvad skal jeg'.

Desuden nævnes, at det at se billeder af kommende kollegaer inden jobstart skaber genkendelighed.

Det er rart at vide, hvad der foregår på og uden for arbejdet. Sygeplejerskerne læser i appen inden jobstart, hvor lægerne åbnede appen efter jobstart og er lidt mere selektive i deres brug.

Fælles for de to faggrupper er, at indholdet står lidt uoverskueligt, så noget information kan være svært at genfinde. Det kunne være en ide, at noget er markeret tydeligere eller i kategorier.

Hvordan fungerer appen?
Det er smart med en app. Informationen er mere tilgængelig, når det er på en app, fordi mange oplever, at det kan være problematisk at komme på regionens programmer med fjernadgang hjemmefra.
Under ikonet 'opgaver' er der mange faner. Under hver fane er der meget information og tekst, hvilket kan virke som et stort informationsload.

Diskussion
Projektgruppen har været med fra starten af projektet, og derfor har vi kunnet forme appens indhold til det, vi gerne ville opnå. Appen er udviklet med henblik på at forbedre patientforløb, hvor 'opgaver' som udgangspunkt ligger i en kronologisk opbygning ud fra en bestemt dato (6).

Af vores interview fremgår det netop, at der i denne del af appen er mange informationer og meget tekst. Derfor kan man overveje, om der skal sorteres i informationen og i, hvornår den gives.

Det er lykkedes med en god (pre-)onboarding for sygeplejersker, da de åbner appen både før og efter jobstart. Informationen giver tryghed, følelsen af tilhørsforhold og viden om afdelingen. Lægerne bruger først appen efter jobstart, og derfor skal indholdet til læger måske tilpasses en anden måde.

Arbejdsrelateret app på privat telefon?
Der har været stort ønske fra personalet i afdelingen om at implementere 'Den Digitale Forløbsguide'. Vi drøftede i projektgruppen, om man etisk kan bede personale om at downloade en arbejdsrelateret app på sin private telefon.

Vi havde en ide om at stille en iPad til rådighed på afdelingen, hvis man ikke ønsker at bruge sin private telefon, men det viste sig ikke at være nødvendigt.

Læger, som er i hoved-uddannelsesforløb, skifter regional arbejdsplads under den fire til fem år lange uddannelse. Derfor har det været diskuteret, hvorvidt appen kan bruges til læger under uddannelse, da vi har oprettet forløbene som et ansættelsesforløb og ikke et uddannelsesforløb.

En ide kan være at udbygge appen, så den tilbydes på tværs af hospitaler og afdelinger, men følger lægen og uddannelsen. Det kan være grunden til, at lægerne bruger appen anderledes end sygeplejersker, da lægerne ikke er fastansat, men skal videre i deres uddannelsesforløb.

I foråret begyndte vi at tilbyde appen til sygeplejersker, som tager anæstesiuddannelsen, men med en anden opbygning af appen. Den gruppe kan måske bedre sammenlignes med lægerne, da begge grupper er under uddannelse.

'Den Digitale Forløbsguide' kan meget, men det er ikke sikkert, det hele skal udnyttes, og derfor er det væsentligt, at medarbejderne sammen med ledelsen finder ud af, hvor meget appen skal bruges i det daglige arbejdsliv, før og efter introduktionsperioden.

Der har været afsat og er blevet brugt meget tid til udvikling og ibrugtagning af appen. Ved udbredelse til hele afdelingen kan en medarbejder fra den oprindelige projektgruppe være tovholder for hele projektet. Det kan måske betyde færre introduktions- og informationsmøder.

Den generelle information om afdelingen bør bruges, som projektgruppen havde tænkt, således at hvert afsnit kun skal udarbejde indhold i egne 'pakker'.

Vi skal opfordre til, at nyansatte åbner og orienterer sig i appen inden jobstart. Desuden skal der følges op på, om medarbejderne forstår at bruge den, så vi på den måde kan tilbyde den bedste onboarding.

Implikationer for praksis
Når appen udbredes til alle afsnit og ansatte, anbefaler projektgruppen, at det bliver under forudsætning af, at indhold revideres, tilpasses og udvides. Blandt andet med

• kompetencekort med tilhørende litteratur.
• videoer med beskrivelse af f.eks. kirurgisk håndvask, kirurgisk udstyr, anæstesiapparatur, infusionspumper, lejring og beskrivelse af de forskellige lejringstyper og metoder.
• information fra lommekort (små kort indeholdende informationer med det, som den enkelte sygeplejerske vurderer, der er brug for).
• telefonlister.

Konklusion
Emento 'Den Digitale Forløbsguide', er et godt redskab til at introducere nye medarbejdere på Afdeling for Bedøvelse og Operation Syd og forventes implementeret på de resterende afsnit.

I udbredelsen til de resterende afsnit på afdelingen vil der blive lagt vægt på de nyansattes udtalelser, stringens og overskuelighed i indhold samt projektgruppens anbefaling.