Ledelse i flere lag

Samspillet mellem ledelse og nøglepersoner på et afsnit bliver meget vigtigt, når antallet af medarbejdere passerer 30. Både afdelingssygeplejersken og nøglepersonerne får behov for ekstra klarhed omkring rammer og opgaver.

Det viser en undersøgelse af ledelse på store afdelinger med primært fokus på afdelingssygeplejerskens vilkår. Uddannelsesafdelingen i Århus Amt, nu HR, Organisation og Ledelse, Region Midtjylland, gennemførte undersøgelsen i efteråret 2006 i samarbejde med Skejby Sygehus (se boks 1)  

Undersøgelsen bygger på interview og workshopper. Den dokumenterer, at afdelingssygeplejerskens ledelse af et hospitalsafsnit ændrer sig væsentligt, når medarbejderantallet vokser. En afdelingssygeplejerske med flere end 30 medarbejdere kan ikke bevare en tæt, faglig og personlig kontakt til hver enkelt. Hun får behov for at lede gennem et støttesystem af nøglepersoner.

Konklusionen på undersøgelsen er bl.a., at afdelingssygeplejerskernes ledelse af medarbejderne går fra at være baseret på den daglige, direkte kontakt til ledelse via medarbejdere med nøglefunktioner. Det vil sige en ledelsesform, som i høj grad er baseret på et støttesystem af nøglepersoner, forstået som koordinatorer, kliniske vejledere, introduktions- og oplæringsansvarlige, dokumentationsansvarlige og vagtplanlæggere.

Nøglepersonerne får et stort ansvar. Deres måde at varetage deres funktioner på spiller væsentligt ind på hele afsnittet og på det arbejdsmiljø, som afdelingssygeplejersken skal agere og skabe overblik i.

n afdelingssygeplejerske, som er interviewet i undersøgelsen, udtrykker det på denne måde: "Nøglepersonerne varetager nogle af de opgaver med at være sammen med personalet og ser, hvordan de arbejder og giver dem nogle tilbagemeldinger og anerkender dem. Det kan jeg ikke. Det har jeg ikke tid til. Jeg får så sparring gennem koordinatorerne omkring de ansattes kompetencer, og hvordan de arbejder."

Nøglepersonernes opgaver

For afdelingssygeplejersken bliver det at miste - eller rettere slippe - den tætte relation til medarbejderne og opbygge en ny professionel relation til en række nøglepersoner en stor opgave. Afdelingssygeplejersken skal kunne udtrykke og formalisere den opgave og de forventninger, hun har til nøglepersonerne, både hver især og som gruppe.

Samtidig er det vigtigt, at alle i afsnittet kender de roller, opgaver og ansvarsområder, nøglepersonerne har. Undersøgelsen på Skejby peger på, at dette er en krævende udfordring for afdelingssygeplejerskerne.

En anden udfordring for afdelingssygeplejersken er at tilegne sig evner til at coache sine nøglepersoner og desuden få denne coaching integreret og struktureret i hverdagen. Gennem coaching og sparring med sine nøglepersoner sikrer afdelingssygeplejersken, at fagligheden er til stede i afsnittet, og at den udvikles i forhold til behovene.

Nøglepersonerne kommer samtidig til at udgøre en form for feedback-system til lederen, hvorigennem lederen får informationer om både faglighed og trivsel hos medarbejderne bl.a. til brug ved medarbejderudviklingssamtaler. Denne funktion og rolle er med til at bringe nøglepersonerne i et særligt loyalitetsforhold til lederen.

Nøglepersoner filtrerer problemer

Nøglepersonen udgør et filter, som virker flere veje. Filtret værner på den ene side afdelingssygeplejersken mod at blive overbebyrdet af problemstillinger fra en stor personalegruppe. På den anden side får nøglepersonen den indsigt, viden og det overblik om afsnittet, som hun har brug for.

Der skabes et særligt fortrolighedsrum mellem nøglepersoner og afdelingssygeplejerske og også mellem nøglepersonerne indbyrdes. Det særlige fortrolighedsrum er med til at skærpe behovet for at afklare og tydeliggøre forventningerne mellem afdelingssygeplejersken og nøglepersonerne.

I takt med at afsnittet vokser, og at afdelingssygeplejersken bliver mere afhængig af sine nøglepersoner, viser det sig også, at opgaven og rolleforståelsen hos nøglepersoner ændrer sig. F.eks. betyder nøglepersonens stigende andel af de generelle ledelsesopgaver ofte, at nøglepersonen ikke kan opretholde sin høje faglige specialisering. Denne problematik var tidligere afdelingssygeplejerskens, men på de større afsnit forskyder den sig også til nøglepersonen, primært koordinatorerne.

Loyale ledelsesassistenter

En nøgleperson udbrød under undersøgelsen i et interview: "Vi er jo loyale ledelsesassistenter." Den erkendelse ændrer selvforståelsen hos den enkelte nøgleperson. Interviewene med nøglepersonerne viser, at deres loyalitet over for afdelingssygeplejersken er stor. De beskriver deres opgave på denne måde: "Vi står forrest i alle ændringer, og vi lærer folk at bruge ressourcerne på en fornuftig måde."

Dermed bringer nøglepersonerne sig let i positioner, som betyder, at de får stor anerkendelse fra afdelingssygeplejersken og fra de øvrige medarbejdere i afsnittet, fordi de leverer den ledelse, som der er brug for i dagligdagen. Samtidig giver denne selvforståelse nogle spændingsfelter, som nøglepersoner må balancere i:

• Risiko for at blive koblet af kollegiale relationer. Det vil sige, at nøglepersoner risikerer, at medarbejdere overser dem eller fraholder dem informationer, hvis det ikke er klart, hvad nøglepersonens rolle indebærer, og hvis nøglepersonen ikke har et klart delegeret mandat fra afdelingssygeplejersken.
• Hvis nøglepersonens mandat ikke er klart og tydeligt, må nøglepersonen bære det selv. Nøglepersonen bliver dermed afhængig af egen faglige erfaring, personlige myndighed og evne til at træde i karakter. Det kan være meget anstrengende selv at skulle skabe sig en legitimitet uden formel delegering, og risikoen er bl.a. udbrændthed.
• Nøglepersonen risikerer at blive en person, der skal rumme medarbejdernes frustrationer og savn af direkte kontakt med afdelingssygeplejersken.

En koordinator udtrykker sin frustration med disse ord:

"Der er ikke grænser for, hvad der er "en opgave for dig." Medarbejderne vil gerne have os som en stor mor. Vi skal ordne køleskabet, der drypper, være sparringspartnere på dårlige patienter og vurdere en overflytning. Koordinator, det er sådan en slags jukebox, som man kan putte en krone i og få svar på alt! Medarbejderne har brug for omsorg, især når vi er pressede i afdelingen."

Uafgrænset rolle

Undersøgelsen viser store variationer i, hvor tydeligt nøglepersoner oplever deres rolle og funktion i forhold til medarbejderne. Mange nøglepersoner har frihed til selv at forvalte deres funktion og rolle. Friheden kan på den ene side opleves som spændende og som en mulighed for at øve indflydelse og træne ledelse. På den anden side betyder de frie hænder ofte, at delegeringen af rolle og opgaver er uafgrænset. Afgrænsningen eksisterer kun i hovedet på nøglepersonen. Her kan omkostningerne for den enkelte nøgleperson være overload, stress og udbrændthed.

De mange opgaver, der hviler på nøglepersonen, kan overbebyrde ham eller hende. Nøglepersonen risikerer at miste sit overblik og sin professionalisme i funktionen. Fordi forventningerne er uklare og nøglepersonens rolle uafgrænset, bliver ledelse noget, nøglepersonen kan tage eller lade være med at tage. Konsekvensen ved det sidste kan være unødig frustration i personalegruppen, hvis ikke ledelsesopgaven løftes.

At have opmærksomhed på ledelse, det vil sige, hvad der skal til, og hvordan det kan gøres, bliver næsten uundgåeligt et perspektiv for nøglepersonerne på store afsnit. Nøglepersonernes ofte store engagement udfordrer afdelingssygeplejerskens evne til at organisere og delegere.

Nogle nøglepersoner fungerer som souschefer

Deltagerne i undersøgelsen peger på den forskel, der ligger i, at koordinatorerne - i modsætning til resten af nøglepersonerne - allerede bruges og anses som souschefer. Det ser ud til at hænge godt sammen med deres mere generelle opgave med at få dagen og den daglige drift til at hænge sammen.

"Der er ikke noget, der hedder souschef, men det er de! Jeg løber sammen med dem helst mindst et par gange om dagen. Der er mange overleveringsting, f.eks. oplysninger om kolleger, som vi begge bliver nødt til at bringe videre. Måske en der hænger lidt med næbbet, de mange små hensyn," siger en afdelingssygeplejerske i undersøgelsen.

Afdelingssygeplejersken er nødt til at organisere et tydeligt hierarki blandt nøglepersonerne for at anerkende forskelle mellem deres ansvarsområder. Samtidig skal afdelingssygeplejersken strukturere og formalisere mødefora, hvor lederen sammen med nøglepersonerne kan skabe fælles overblik og klarhed over strategi og retning for nøglepersonerne enkeltvis og som gruppe.

Det er vigtigt, at afdelingssygeplejersken tydeliggør rammer og forventninger til nøglepersonerne. En tydelig forventningsafklaring mellem leder og nøgleperson med efterfølgende klar udmelding om nøglepersonens funktion - også ledelsesmæssigt - vil kunne skabe en god ramme for trivsel, professionelt lederskab og følgeskab på store afdelinger. Afdelingssygeplejersken begrænser hermed risikoen for selv at blive koblet af, blive afskåret fra vigtige informationer og miste fornemmelse for, hvad der foregår i afsnittet.

Undersøgelsen efterlader ingen tvivl om, at et godt samspil mellem nøglepersoner og afdelingssygeplejerske er afgørende for, om et stort afsnit virker motiverende eller demotiverende på personalet og ikke mindst for nøglepersonerne. Ledelse af store afsnit betyder også, at afdelingssygeplejerskens forståelse af ledelsesopgaven ændrer sig, sådan at nye metoder til at være i kontakt med sit afsnit skal udvikles.

Det kræver, at afdelingssygeplejersken fokuserer på at designe og etablere et funktionelt støttesystem og (er)kender betydningen af større ledelsesmæssig fokusering på det strategiske lederskab i takt med et øget antal medarbejdere. Der sker en forandring fra primært at have varetaget ledelse gennem relationer til medarbejdere til nu at varetage ledelse gennem det funktionelle støttesystem af nøglepersoner.

Undersøgelsens resultater og anbefalinger tager udgangspunkt i store afsnit, men mange afdelingssygeplejersker og nøglepersoner vil formentlig kunne nikke genkendende til temaerne og udsagnene fra undersøgelsen. Forfatternes håb er, at perspektiverne giver anledning til refleksioner, overvejelser og beslutninger, der kan medvirke til et sundt arbejdsmiljø for ledere og medarbejdere.

Bente Sonne er chefkonsulent i konsulentfirmaet Green og Andersen. Per Bo Andersen er kontorchef i HR, Organisation og ledelse, Region Midtjylland.

Litteratur

1. Andersen, B. og Andersen, P.B. "Ledelse af store afdelinger". Rapport på baggrund af undersøgelse, Region Midtjylland og Århus Universitetshospital Skejby, januar 2007.