Slut med bøvlet dokumentation

For sygeplejerskerne på Plejehjemmet Ceres Huset i Aarhus er det slut med at klikke sig rundt i flere forskellige afsnit og faneblade for at finde ud af, hvor meget hjælp en beboer har behov for til at spise eller klæde sig på. I dag er store dele af den elektroniske borgerjournal nemlig blevet lukket.  

Det er et af mange eksempler på, hvordan man på 10 plejehjem i Aarhus, som er med i forsøgsordningen ’Frisættelse’, gennem det seneste halvandet år har kunnet afprøve ændringer i de regler og krav, som man er underlagt i hverdagen. 

Forenklingen af borgerjournalen er den hidtil største frisættelses-afprøvning, fortæller viceforstander og sygeplejerske i Ceres Huset Signe Edske:

”Fra begyndelsen af forsøgsordningen har det været et stort medarbejderønske at reducere i dokumentationen og samle den sundhedsfaglige viden færre steder. Så vi er meget glade for det faglige råderum, vi har fået til at flytte tid fra systemkrav over til kerneopgaven og borgernes behov.”

Mindre dokumentation – mere overblik

Før var der var 30 funktionsområder, der skulle registreres, med fokus på borgernes begrænsninger frem for deres mål og behov. 

”Det var ikke meningsfuldt – især fordi oplysningerne allerede fandtes andre steder i journalen. Reelt set var det unødvendigt dobbeltarbejde,” mener sygeplejerske i Ceres Huset Lone Kristiansen.

Godkendelsen af den delvise nedlukning af borgerjournalen har været en lang proces, som har været forbi både kommunens kvalitetsstab og Kommunernes Landsforening, fortæller Signe Edske.

”Når vi ændrer på vores dokumentation, så har det ikke kun betydning for vores egen praksis. Det påvirker vores samarbejdspartnere, for de skal orientere sig andre steder i journalen, end de er vant til. Så det er ikke nødvendigvis helt simpelt at implementere en frisættelse,” siger hun og fortsætter:

Afprøvningen af en forenkling af borgerjournalen har med sine gode erfaringer spredt sig som ringe i vandet til flere af de øvrige frisatte plejehjem i kommunen. Tilbagemeldingerne er enstemmigt, at ingen savner de gamle registreringer.”

”Ens stemme bliver hørt”

”På Ceres Huset lader vi os også inspirere af, hvad de andre Frisættelses-projekter får af idéer, samtidig med at vi løbende lykkes med vores egne små frisættelser,” fortæller Lone Kristiansen.

Et eksempel er forenklingen af ydelser, når en ny beboer flytter ind. Tidligere skulle der søges enkeltvist om alt fra trænings- og sygeplejeydelser til transport, speciallæge, hjælpemidler og forskellige støtteordninger. Der arbejdes nu på at oprette en samlet ’pakke’.

En anden frisættende arbejdsgang er sygeplejerskernes direkte adgang til hospitalernes journaler via den digitale Knap-løsning - når borgeren vel og mærke har givet samtykke.

”Det letter arbejdsgangene, fordi vi ikke længere skal vente på en læge eller ringe efter prøvesvar ved ikke-akutte henvendelser,” siger Lone Kristiansen, som oplever, at invitationen til at komme med idéer til lettelser i regler og krav er med til at give en fornemmelse af, at ens stemme bliver hørt.

Start med at tænke småt

Det er ikke kun et lokalt århusiansk fænomen i ældreplejen, men en ny vind, der blæser nationalt, at kommuner på forskellige måder arbejder med frisættelse, fortæller ekstern lektor på CBS, Signe Bruskin, der er forfatter til bogen Mikroforandringer (Akademisk Forlag, 2023).

”Det er kommet på dagsordenen at give medarbejderne mere indflydelse på regler og krav til dokumentation. Men hvad frisættelse egentlig betyder i praksis for den enkelte kommune og for den enkelte medarbejder, hersker der en del forvirring omkring,” siger hun og fortsætter:

”Det er det indtryk, jeg får, når jeg holder foredrag i kommunerne. Medarbejderne har mange spørgsmål til, hvordan de skal forstå begrebet. For frisættelse kan hurtigt blive et stort, diffust og næsten skræmmende ord.” 

Kan man bare fjerne regler? Kan man gøre, som man vil? Hvad sker der så med alt det, reglerne hænger sammen med? 

”Resultatet kan blive, at idéerne går i stå, allerede inden de er tænkt til ende,” siger Signe Bruskin, som anbefaler, at man starter med at tænke småt:

”Frisættelse behøver ikke være en stor regelændring. Det kan også handle om bare at justere nogle rutiner. Hvis medarbejdere f.eks. får mulighed for at have indflydelse på deres vagtplaner, kan det styrke både kontinuitet og arbejdsglæde. Det er måske blot en lille brik i planlægningen, men for den enkelte kan det have stor betydning.”

Mikroforandringer kan give faglig frihed

At fjerne store dele af dokumentationen kræver komplicerede juridiske processer, men man kan (måske) tænke mindre og mere praktisk, foreslår Signe Bruskin.  

”Kan dokumentationen integreres bedre i arbejdsgangen? Kan den skrives sammen med borgeren, i stedet for bagefter ved en computer på gangen? Kan man vise skærmen og inddrage borgeren i det, der bliver skrevet? Det er små greb, men de kan ændre oplevelsen af ’bureaukrati’ markant.” 

Netop de små ændringer kan være dem, der mærkes tydeligst i hverdagen, mener Lone Kristiansen. 

”Der skal ingenting til før, man føler, at man har fået en lidt nemmere hverdag. Forleden kunne jeg ikke finde datoen på, hvornår en ny beboer var flyttet ind. Det var fordi, at en kollega havde opdaget, at vi skrev den dato ind to gange. Det gør vi selvfølgelig ikke mere, nu hvor vi har fået den her mulighed for frisættelser.” 

Én ting er, at der går lidt tid med at finde det rigtige sted at sætte en dato ind to gange. Noget andet er, at man føler sig dum, når man laver dobbeltarbejde, understreger Lone Kristiansen. 

”Hvis man får bare en smule mere indflydelse på sin arbejdsdag, når en rutine justeres, eller når en regel forenkles, kan det give en markant oplevelse af faglig frihed.

Udfordringen er at skabe rum til at få øje på mulighederne for at fjerne de små benspænd i en hverdag, hvor vi nemt kommer til at stirre os blinde på de regler og krav, der omgiver os.”  

Forsøgsordning udvides

Det var rådmand i Aarhus Kommune, Christian Budde (V), der for fire år siden fik idéen til projekt Frisættelse.

”Jeg kunne se, at medarbejderne på ældreområdet brugte rigtig meget tid på regler og dokumentation – og manglede tid til borgerne. Da man også på Christiansborg begyndte at tale meget om ’mere tillid og mindre detailstyring’, så besluttede vi os for at prøve frisættelse af i praksis,” siger Christian Budde.

Evalueringen af de 10 plejehjem, der har deltaget i projektet, har vist, at medarbejderne har oplevet større arbejdsglæde og mere tid til det nære arbejde med beboerne. Derfor bliver forsøgsordningen nu udvidet til 20 plejehjem.

”Fremadrettet er tanken at brede erfaringerne ud og bruge frisættelse som et svar på de udfordringer, der venter med flere ældre og færre hænder. Ikke som en revolution, men som en gradvis ændring, hvor man skærer det overflødige væk og giver mere plads til fagligheden,” siger Christian Budde.