VAGTPLANERNE ER LAGT FOR LÆNGST!

LEDELSESMAGASIN FORKANT - Interview
Tekst: Journalist Malene Mølgaard, forkant@dsr.dk
Fotos: Fotograf Lene Esthave

For få år siden tog de ledende sygeplejersker i FAM på Sygehus Sønderjylland en beslutning. Det skulle være slut med at bruge sygeplejersker som vagtplanlæggere.

“Vi synes, det er spild af sygeplejerskeressourcer, at der sidder en sygeplejerske og laver vagtplaner,” siger oversygeplejerske Anne Vind Vogt, der er en af fire oversygeplejersker i Fælles Akut Modtagelse på Sygehus Sønderjylland i Aabenraa.

Derfor har FAM siden 2022 kun haft vagtplanlæggere med lægesekretær eller HK-baggrund.

“Vi har meget bevidst valgt, at vi ikke vil have sygeplejersker eller assistenter til at sidde og lave vagtplaner. Det synes vi ikke, vi kan stå inde for i vores samfund, hvor vi mangler folk til at pleje- og behandle patienterne,” slår Anne Vind Vogt fast, da ledelsesmagasinet FORKANT spørger til opskriften på vagtplanlægningen.

Beslutningen har været til diskussion, nogle føler sig låst fast, og ikke alle har samme holdning til, om man kan strikke vagtplaner sammen uden den faglige forståelse for kompetencebehov og opgaverne i afdelingen. Men det ledelsen holder fast, og prioriterer til gengæld at bruge relativt mange ressourcer på vagtplanlægning med to fuldtidsstillinger, der tager sig af alt fra kursusplanlægning, introprogrammer, efterregistrering af overarbejde og løn, sikrer at folk får afviklet ferie, omsorgsdage og seniordage. Om vinteren beskæftiger en af dem sig næsten udelukkende med at dække akut sygdom.

“Det fungerer fint. De to planlæggere, vi har ansat til plejens vagtplaner, har også selv været vant til at have vagtbelastet arbejde og har en forståelse for det her med, at det er hårdt at gå i nattevagt,” siger Anne Vind Vogt, der har været i afdelingen siden 2018 som leder og før det otte år som sygeplejerske.

“Jeg har jo været her i mange år, og på et tidspunkt lavede jeg seriøst ikke andet end at dække sygdom og krisetænkning og lidt brandslukning, fordi vi blev inddraget i sidste øjeblik. Det har vi ikke gjort det sidste år,” konkluderer Anne Vind Vogt og tilføjer endnu en fordel:

“Det kan også noget, at planlæggerne ikke er fedtet ind i en kollegial kultur og kommer til at favoriserer dem, man kender bedst. Fordi der er meget magt i vagtplanlægning.”

Helligdagsvagter for et helt år

Sammen med ansættelsen af de nye vagtplanlæggere, indførte FAM også et nyt system til langtidsplanlægning af ferier og helligdage. Det betyder, at jule- og nytårsvagterne nu er planlagt og fordelt 16 år frem.

“Før, hvor der ikke var så mange ressourcer til vagtplanlægning, kendte medarbejderne deres vagter fire uger frem. Men de fire vagter, vi betegner som de kritiske vagter altså juleaften og –nat og nytårsaften og –nat, er der, vi oplever, at det betyder allermest for folk at være hjemme hos deres familier,” siger Anne Vind Vogt og fortæller, at når de fire vagter skulle fordeles før i tiden, sad medarbejderne med hængende arme og kiggede ned i gulvet.

“Så de vagter har vi lavet rul på, så dem kender folk 16 år frem i tiden,” forklarer oversygeplejersken.

Desuden planlægger afdelingen helligdage for et helt kalenderår, så alle ved, hvornår de skal arbejde og har fri i påske, pinse og andre helligdage i hele 2024.

“Vi fik en ny vagtplanlægger, som havde været vant til at gøre det på den måde i vores køkken- og portørcentral for rigtig mange medarbejdere, og det fungerede godt, så det var egentlig hendes forslag at lave en større langtidsplanlægning,” siger Anne Vind Vogt og fortæller, at før i tiden, da vagtplanlægningen også var en lederopgave samtidig med driften, gav det så meget brandslukning, at langtidsplanlægning var helt umuligt.

“Man kunne simpelthen ikke overskue at kigge længere frem som vagtplanlægger,” siger hun og tilføjer, at alle i afdelingen nu kender sommerferien lang tid i forvejen, og at planlæggerne midt i juni er i gang med at placere vagterne helt hen til uge 47.

“Selvfølgelig med forbehold, for der kan ske ændringer. De er sikre på vagterne fire uger frem, som overenskomsten siger, men folk har i hvert fald en ide om, hvordan de skal arbejde meget længere frem og kender helligdagsplanen for hele året allerede i januar,” siger hun og tilføjer en betingelse fra ledelsen:

“De må ikke bytte indbyrdes, før vi nærmer os tiden for vagten. Det, kan man så sige, måske er mindre fleksibelt, men ellers risikerer vi, at en bytter med en anden, som måske er på barsel eller har sagt op på det tidspunkt. Og for nyansatte er bagsiden af medaljen, at man kommer ind i det rul, der er i forhold til de kritiske vagter. Så når man bliver ansat, får man at vide, at man skal overtage jule- eller nytårsvagt fra den, som sagde op. Det er præmissen for at blive ansat her. Til gengæld går der også 16 år, før man skal have den vagt igen. Så kan man vinge den af på sin liste.”

Pusler på papirkalendere

Oversygeplejerske Mette Lønborg Eriksen har været i afdelingen siden december 2021 og beskriver systemet som en stabil faktor i den ofte store uvished på en akutmodtagelse.

“Et akut afsnit er jo uforudsigeligt, så derfor fungerer det rigtig godt med noget forudsigelighed, hvor man kender sin helligdagsplan i god tid, og at man ved, hvornår man har julevagten. På den måde kan vi lave lidt forudsigelighed i en uforudsigelig afdeling,” siger hun.

Bortset fra de fire kritiske vagter omkring juleaften og nytårsaften, bliver alle andre dag-, aften- og weekendvagter puslet på plads i et stort, men lavpraktisk system med papirkalendere på væggen hos planlæggerne, hvor medarbejderne kan komme med ønsker og mødes i deres teams for at byde ind og bytte rundt. At scrolle op og ned mellem datoer og navne på en computer ville simpelthen blive for uoverskueligt med en afdeling, der består af to afsnit på to etager med over 100 plejepersonaler, og som modtager mere end 100 patienter døgnet rundt i et skadespor på 1. etage og enestuer på 2. etage.

“Vi er en stor afdeling, og som ansat i FAM forventer vi, at man har breddekompetencer. Det betyder også, at Mette og jeg og de andre oversygeplejersker er ledere for hele FAM. Det er ikke sådan, at jeg er leder for et team og Mette er for et andet. Men vi har delt opgaverne imellem os, så er der noget med de studerende og vejlederne, så er det Mette, man skal gå til, og samarbejde med medicinsk afdeling er mig,” forklarer Anne Vind Vogt og ridser op, at medarbejdere i FAM skal arbejde i 2 teams, hvor nogle er i modtagelsesteamet, hvor patienterne oftest kommer fra praktiserende læge eller lægevagten eller i skadestueteamet.

Desuden er der to skadeklinikker med behandlingssygeplejersker i Sønderborg og Tønder, som de også er ledere for.

“De fleste har deres gang i skadestuen eller ude i skadeklinikkerne, så det er derfor, vagtplanen bliver så kompleks,” siger Anne Vind Vogt.

Frigiver tid til ledelse

En usikkerhed med den langsigtede planlægning er dog, at det er svært fuldstændigt at sikre tilstedeværelse af alle sygeplejerskernes kompetencer i forhold til specialerne, medgiver de to oversygeplejersker. Det var også årsagen til, at de som ledelse var lidt tilbageholdende, da de i sin tid blev præsenteret for ideen.

“Vi har jo rigtig mange kompetencer, vi skal tage højde for i vagtplanen. Er der en visitator på arbejde, er der en erfaren i alle teams, og hvor mange assistenter har vi? Det er vi blevet nødt til at give lidt køb på med det her system, fordi vi ved jo ikke, hvem der har hvilke kompetencer, når vi når frem til år 2030. Men vi går med modellen, og sikre os kompetencer når vi når dertil,” siger Anne Vind Vogt og tilføjer, at selvom vagtplanlægningen nu er uddelegeret, så kræver det stadig en hel del ledelse.

“Fordi planlæggerne ikke er klinikere, betyder det, at vi skal fodre dem meget præcis med den nødvendige viden. Helt konkret havde en af oversygeplejerskerne planlagt et kursus i det børnevenlige hospital, og så satte planlæggerne alle i FAM til at deltage i undervisningen. Men de havde ikke reflekteret over, at der ingen børn er i sengeafsnittet, da det kun er i skadestuen, man har børn. Der skal vi som ledere være meget skarpe på, at lige præcis det her er kun relevant for dem og dem. Vi kan ikke forudsætte, at de ved noget, så vi er nødt til at forklare og sætte rammer og mål.”

To af de fire oversygeplejersker har været på kursus i at lede vagtplanlægningen og lave systemer, styring og struktur for det, men planen er, at de alle fire skal. Desuden holder de ugentlige vagtplanlægningsmøder, hvor de sammen får svaret på alle spørgsmål i stedet for hver for sig at blive bestormet af mails om, hvornår Emma skal på barsel, og om Sofie må flytte ned i Team 1.

“Selvom planlæggerne efterhånden kender vores personale, så er deres fokus, at de skal have tingene til at hænge sammen, hvor vi og medarbejderne nogle gange har en anden tilgang, så det handler om at få det her trekløver til at gå op i en højere enhed,” siger Mette Lønborg Eriksen, som stadig mener, at det er den rigtige prioritering at trække vagtplanlægningen væk fra det kliniske plejepersonale.

“Nu er der tid til, at vi kan få talt med vores medarbejdere på en anden måde. Der er tid til at lave udvikling og tid til at gå ind i ting som flowet af patienter, uden at det bliver brandslukning. Tit var det i sidste øjeblik, man blev blandet ind i det. Nu kan vi være mere på forkant, fordi vi har prioriteret flere ressourcer ind i vagtplanlægningen.”

Prioriteringen af solid vagtplanlægning udspringer også af særligt den yngre generations krav om work-life-balance, lyder det fra oversygeplejerskerne.

“Det, som man nu kalder life-work-balance i de nye generationer. Hvis vi skal kunne fastholde vores medarbejdere, så er det alfa og omega. Der var engang, hvor man bare kunne sige, at sådan er det. Take it or leave it! Men det kan vi ikke nu, for så går de, og så har vi ingen sygeplejersker. På den måde er der virkelig meget nursing i forhold til at fastholde medarbejdere ved at de får opfyldt deres ønsker i vagtplanen,” forklarer Anne Vind Vogt.

Fire ledere i tre stillinger

For både at sikre lederkræfter nok og samtidig være nok erfarne sygeplejersker ude i klinikken, er de fire oversygeplejersker, som sammen dækker afdelingens tre lederstillinger og samlet har ansvar for akutmodtagelsen. At dele lederopgaven ud på fire oversygeplejersker frigiver tid til, at de alle indgår i klinikarbejdet 25 procent af tiden på lige fod med medarbejderne – det gælder også aftener og weekender. Den løsning er både ledere og medarbejdere glade for, fordi det fjerner lidt af vagtbelastningen hos medarbejderne og giver lidt flere erfarne sygeplejersker i plejen.

“Nu, hvor vi er fire, ganske vidst kun i tre lederstillinger, så betyder det, at lederopgaverne bliver fordelt på flere. Samtidig har vagtplanlæggerne taget nogle opgaver, som før lå hos os, men vi vil faktisk hellere gå ud og tage en klinikvagt og bruge vores sygeplejerskeressourcer. Det har også været en måde at løse den her weekendvagt udfordring på i forhold til at rekruttere sygeplejersker, fordi vi også dækker ind i weekenden,” siger Anne Vind Vogt og suppleres af Mette Lønborg Eriksen:

“Personalet giver udtryk for, at de er glade for, at vi er derude. Selvom vi i bund og grund nok ved, hvad de står i derude, så får vi en anden føling med, hvad der foregåri løbet af en vagt, og de oplever, at vi også selv mærker, hvordan hverdagen fungerer, og at det er møgirriterende, når noget ikke virker.”

Anne Vind Vogt nikker. For nylig havde hun en weekendvagt og oplevede, hvilke problemer, det gav, fordi EPJ var lukket ned.

“Jeg har helt klart oplevet, at medarbejderne har fået en anden respekt for mig. De kan ikke sige: Du ved ikke, hvad det handler om!”