Chefsygeplejerske:
GODE MØDER KRÆVER KONSTANT JUSTERING
I praksis kan det være svært at ændre den måde, man holder møder på. Men chefsygeplejerske Signe Bredsgaard Sørensen gør alligevel forsøget med henblik på at træffe bedre beslutninger og undgå spildtid.
LEDELSESMAGASIN FORKANT - TEMA
Tekst: Journalist Heidi Nielsen, forkant@dsr.dk
Har du mærket efter, hvornår dine møder fungerer og hvornår de fungerer bedst?
Siden Signe Bredsgaard Sørensen blev chefsygeplejerske på Nyre- og Urinvejskirurgi på Aalborg Universitetshospital for to år siden, er hun blevet mere bevidst om, hvor komplekst det kan være at holde gode møder.
”Det er en disciplin i sig selv. Det er noget, vi som organisation kunne have endnu mere fokus på. For vi bruger mange ressourcer på det,” siger hun.
Derfor har hun også lært at prioritere, hvordan tiden bruges bedst muligt.
"Udbyttet er størst, når man gør sig nogle erfaringer med, hvad der er gode og knap så gode møder. Det kræver, at du har prøvet at sidde i dem og mærke, hvad der fungerer," siger hun.
For Signe Bredsgaard er et godt møde kendetegnet ved en klar dagsorden, en mødeleder der styrer tiden og holder fokus samt en tydelig opsamling på opgaver, deadlines og ansvar.
”Det er vigtigt at sætte scenen allerede i indkaldelsen. Én tror måske, det er et idégenereringsmøde, mens andre forventer et beslutningsmøde. Det kan skabe intern konflikt og i værste fald betyde, at folk mister lysten til at prioritere at komme næste gang,” siger hun.
"Møderne er noget, vi som organisation kunne have endnu mere fokus på. For vi bruger mange ressourcer på det,” siger Signe Bredsgaard Sørensen, der er chefsygeplejerske på Nyre- og Urinvejskirurgi på Aalborg Universitetshospital.
En ny mødekultur
Da hun og de andre chefsygeplejersker og cheflæger i januar 2023 fik en ny ledelsesstruktur, betød det samtidig en omlægning af mødekulturen.
”Det er en svær disciplin at drøfte strategi og udvikling, når vi samtidig har klinikere, der skal operere, have stuegang og ambulatorium. Det er en ’ongoing’ proces at finde ud af, hvordan vi gør det bedst muligt,” siger hun og uddyber:
”Vi fandt for eksempel ud af, at møder fra kl. 15-16 ikke fungerede, fordi man har været i gang hele dagen. Hvis man skal have rum for refleksion, idégenerering og nytænkning, kræver det, at man lægger møder på tidspunkter, hvor der er energi,” siger Signe Bredsgaard.
Hun er desuden meget opmærksom på, at der skal ro til at holde et effektivt møde uden for mange distraktioner.
”Internt i vores afdelingsledelse sidder vi på kontor sammen. Vi har italesat, at når vi holder afdelingsledelsesmøde, så rykker vi væk fra skrivebordet, lukker iPad og computer og bruger en helt analog dagsorden. Vi opdagede nemlig, at hvis nogen lige skulle skrive en mail, så forsvandt flowet i mødet. Derfor har vi italesat, at det ikke duer,” siger hun.
Tre greb til bedre møder
Lav en tydelig ramme
Klare dagsordener og en mødeleder, der styrer tid og indhold, giver fokus.
Skab ro og nærvær
Sluk computere og iPads, brug analoge dagsordener.
Eksperimentér med nye former
Stående møder og timeout giver energi, skærper koncentrationen og får flere på banen.
Timeout
For at finde frem til den helt rette mødekultur har chefsygeplejersken eksperimenteret med nye ’mødegreb’. For eksempel holder afdelingen stående koordineringsmøder, hvor de gennemgår ugens operationsprogram.
”Når vi står op, bliver vi mere fokuserede, og vi undgår udenomssnak,” siger hun og fortsætter:
”Det kræver noget disciplin. For det er nemt at sætte sig på en stol, så falder man mere tilbage. Så det er noget, jeg gerne vil arbejde videre med,” siger hun.
Signe Bredsgaard har også forsøgt at indføre timeout i nogle møder, så alle får mulighed for at tænke sig om:
”Det hjælper deltagerne til at spore sig ind på, hvad der skal ske. De bliver mere koncentrerede. Vi har også brugt det som greb undervejs i mødet for at få alle på banen. Hvis nogen snakker konstant, kan det være svært at tænke en tanke. Det kan føles lidt akavet at sidde sammen og være stille, men det virker, siger chefsygeplejersken.
Signe Bredsgaards afdeling holder stående koordineringsmøder, hvor de gennemgår ugens operationsprogram. ”Når vi står op, bliver vi mere fokuserede, og vi undgår udenomssnak,” forklarer hun.