SÅDAN GØR DU DINE MØDER MERE EFFEKTIVE
Du kender det sikkert: Dagsordenen er uklar, halvdelen møder uforberedte, og inden du ser dig om, er der gået en time, uden at der er truffet en beslutning. Ineffektive møder er ikke bare irriterende. De koster tid, energi og penge, siger en ekspert.
LEDELSESMAGASIN FORKANT - TEMA
Tekst: Journalist Heidi Nielsen, forkant@dsr.dk
Har du oplevet at gå fra et møde og tænkt, at det var spild af tid? Så er du ikke alene.
Ineffektive møder er et kendt fænomen på mange arbejdspladser. Det fortæller erhvervspsykolog og ejer af Mindwork, Vibeke Lunding-Gregersen:
“Vi ser i mange organisationer, at møder opleves som frustrerende, blandt andet fordi, dagsordenen er uklar, deltagerne ikke ved, hvad de forventes at bidrage med, eller flere ikke er forberedt. Og så bliver det svært at bruge tiden på det, der virkelig skaber værdi,” siger hun.
Vibeke Lunding-Gregersen mener, at mødefacilitering er en selvstændig disciplin. For det kræver både kompetencer og træning. Særligt i sundhedssektoren, hvor forandringer er en del af hverdagen.
“Vi lever i en tid, hvor effektiv videndeling og de rigtige mennesker omkring beslutningerne er afgørende for, at vi kan navigere i stor kompleksitet, konstante reformer og høje krav til patient- og datasikkerhed.”
“Møder opleves som frustrerende, blandt andet fordi, dagsordenen er uklar, deltagerne ikke ved, hvad de forventes at bidrage med, eller flere ikke er forberedt,” siger Vibeke Lunding-Gregersen. foto: Mads Stigborg
Dårlige møder dræner
Desværre er det langt fra alle ledere, der formår at skabe en effektiv og inkluderende mødekultur. Og det kan være dyrt. En amerikansk undersøgelse fra 2019 viste, at dårligt organiserede møder kostede 399 milliarder dollars årligt.
Vibeke Lunding-Gregersen kender ikke til tilsvarende danske tal, men mener, at de sagtens kan bruges i dansk kontekst:
”Vi har lige så dårlige møder, som de har i USA,” siger hun og peger på, at ineffektive møder kan mærkes længe efter, de er slut:
”Forskningen taler om ’Meeting Recovery Syndrome’. Det handler om den tid, vi bruger på at komme os over et dårligt møde. Det kan være så drænende og frustrerende, at man bagefter kan bruge op til 45 minutter på at genfinde energi og fokus,” siger Vibeke Lunding-Gregersen.
Forskellige typer møder
Ifølge erhvervspsykologen er der flere ting i spil, hvis man ønsker at skabe værdi for sig selv og sine ansatte. For det første skal både mødeleder og mødedeltagere være forberedte.
Det vil sige, at man får udsendt en dagsorden i god tid, og at der er klarhed over punkterne, så alle ved, hvad der forventes af dem. Mere konkret betyder det, at lederen skitserer, hvorfor man er sammen:
”Vi skal være tydelige om formålet. Er det et møde, hvor jeg orienterer jer, og I bare skal lytte? Er det et møde, hvor jeg har brug for jeres input, inden jeg træffer beslutningen? Eller skal vi tage en fælles beslutning? Det er tre vidt forskellige typer møder, der kræver forskellige forventninger,” siger Vibeke Lunding-Gregersen.
Hun lægger dog også vægt på, at et godt møde handler om, hvordan mødedeltagerne interagerer med hinanden:
”Især når det er noget svært, hvor der kan være mange perspektiver og uenighed. Så kan man rammesætte, at man møder hinanden med respekt, også når man er uenige. Det er afgørende, at alle føler sig værdsat og får mulighed for at komme til orde,” siger hun.
Følg op efter mødet
Erhvervspsykologen understreger dog, at mødet heller ikke skal styres for stramt.
”Hvis styringen er for løs, taler folk om weekendplaner. Hvis styringen er for stram, får man ikke vigtige perspektiver frem. Derfor er det vigtigt at finde en balance mellem de to,” siger hun.
Når mødet så er afholdt, er processen langt fra afsluttet. Et møde skaber nemlig først værdi, hvis der er klarhed over, hvad der skal ske bagefter.
“Alt for ofte glemmer vi at følge op efter mødet. Hvem gør hvad, og hvem skal have besked? Hvis ingen tager ansvaret, risikerer vi, at beslutningerne aldrig bliver ført ud i livet, eller at viden går tabt,” siger Vibeke Lunding-Gregersen.
Gode råd til bedre møder
Klart formål og dagsorden
Definér et klart formål med mødet, og sørg for, at dagsordenen understøtter det. Alle skal vide, hvorfor mødet holdes, og hvad man skal nå.
God forberedelse
Både mødeleder og deltagere skal være forberedte og have læst dagsorden og evt. materiale på forhånd. De skal vide, hvad deres rolle er.
Plads til forskelligheder
Hold diskussionerne på sporet, sørg for, at alle bliver hørt, og undgå, at mødet ender som en monolog. Det styrker beslutningsgrundlaget.
Rammesæt mødet
Gør det klart, hvilken beslutningsform mødet kræver: Orientering, brainstorming, beslutning under mødet etc.
Opfølgning
Sørg for at følge op efter mødet. Hvem gør hvad hvornår, så viden og beslutninger ikke går tabt.
Kilde: Erhvervspsykolog og ejer af Mindwork, Vibeke Lunding-Gregersen.