Ballerup Hjemmepleje halverer sygefraværet med åbenhed og medledelse

LEDELSESMAGASIN FORKANT - NYHED
Tekst: journalist Malene Mølgaard, forkant@dsr.dk
Fotos: Thomas Garlov

Sygefravær – særligt de korte perioder på en eller to dage – er en "ongoing" udfordring som de fleste ledere i omsorgssektoren og ældreplejen gerne vil bryde den dårlige kurve på.

Det har de gjort i Ballerup Hjemmepleje, hvor korttidssygefraværet er næsten halveret.

Samlet set er det korte sygefravær i Ballerup Hjemmepleje faldet fra 264 dage til 145 dage ved hjælp af en handleplan, hvor medansvar, fleksibilitet og nærledelse er nøgleordene.

Men hvornår er en sygedag ok? Og hvornår burde man tage på arbejde, selvom man kun kan levere 60 procent eller må gå tidligt, fordi man har hovedpine eller er slidt af skilsmisse, børn i mistrivsel eller en alvorligt syg ægtefælle?

Det har de diskuteret på teammøderne i Ballerup Hjemmepleje, hvor mange klatsygedage og korttidssygefravær prægede sygefraværs-statistikken og førte til kørelister og dagsplaner, der stressede de medarbejdere, som mødte på arbejde.

Det lokale MED satte sammen med hele ledelsen en proces i gang, hvor alle teams meldte ind til hvordan, de kunne sikre et højere fremmøde og et lavere sygefravær.

Det førte til en ambitiøs 6-punkts handleplan til forebyggelse af sygefravær.

6-punkts plan til forebyggelse af sygefravær og sikre højere fremmøde:

1. Synliggør fravær.
2. Tal om rammerne for, hvornår man kan melde sig syg, og hvornår man har brug for en fridag.
3. Mere fokus på, hvordan vi bruger TeamEffect appen ”Min Arbejdsdag” til nærledelse.
4. 1-1 samtale med fokus på dem, der kommer på arbejde.
5. Tilliden, sammenholdet i teamet. Arbejd med at sikre den psykologiske tryghed
6. OBS på, hvordan vi taler om hinanden, internt og eksternt i hjemmeplejen.

De seks punkter peger i meget forskellige retninger. Ifølge Tine Gitte Nielsen, der er leder af hjemmeplejen og sygeplejen i Ballerup, er det sjældent én ting, der alene kan løse et komplekst problem.

”Det, der er vigtigt, er at alle medinddrages for at vi sammen kan finde de bedste løsninger,” siger Tine Gitte Nielsen.

Liste med sygemeldingsårsager

Hele huset stod i samme situation, så teamleder Anja Nielsen prøvede at tænke anderledes og tage fat problemet på en lidt sjov måde, selvom situationen var alvorlig. Særligt efter en sammenlægning af to teams, der førte til fire sygemeldinger mandagen efter.

Et vigtigt punkt i hjemmeplejens handleplan har derfor været at nå frem til en fælles definition af, hvornår det er ok at sygemelde sig og gøre det legitimt at tale om, fordi fravær ikke kun er et problem for den enkelte, men for hele arbejdspladsen. Det blev formuleret som punkt to i handleplanen efter et oplæg fra Anja Nielsen, der præsenterede de forklaringer, som medarbejderne havde sygemeldt sig med gennem tiden:

- Jeg er træt og har ikke sovet så godt.
- Jeg har hovedpine, så jeg kan ikke komme på arbejde.
- Min mor er blevet indlagt.
- Min hund har fået hvalpe, så jeg kommer ikke i dag.
- Jeg kan ikke bare have en enkelt sygedag, for så tror de, jeg pjækker.

Magisk møde

Teamleder Anja Nielsen oplevede, da hun havde oplægget i sit team og bad medarbejderne diskutere, hvad de som kolleger og medarbejdere tænkte om forklaringerne, at der kom en god snak, som endte ud i en enighed i teamet om, hvornår man sygemelder sig.

”En sagde: Jamen så skulle jeg jo aldrig komme på arbejde, jeg er oppe hver nat!” fortæller Anja Nielsen, der spurgte medarbejderen: Hvad gør du så, for ikke at melde dig syg?

”Så blev der sat ord på, at det er faktisk var meget normalt, at man ikke har sovet godt hele natten. Det er normalt, at man ikke er ladet til 100 procent på energibatteriet, når vækkeuret ringer om morgenen.”

Teamleder Tina Karlsen tog også emnet op i sit team:

”Der var nogle små smil, men vi talte om det på en ordentlig måde med respekt for hinandens meninger. Og så var der nogle, der definerede: Hvad er hovedpine? Er det, når man har migræne og kaster op, eller er det, når det trykker i hovedet, og man er lidt træt? Vi fik talt om det, og det gav en forståelse for hinanden.”

Anja Nielsen nikker og tilføjer en uforudset faktor:

”Der var også en, der sagde: Jeg kan jo ikke kun være syg én dag, for så tror folk, jeg pjækker. Det fik vi også nogle snakke om, hvor kollegerne sagde, at de ville da hellere have, at folk kommer på arbejde på anden dagen,” fortæller hun om mødet, hvor er der nærmest opstod magi.

”Vi fik defineret hvornår man er syg og talt om løsninger for når man nok mere havde brug for en fridag eller mulighed for at gå tidligere. Det kørte bare som ping pong mellem medarbejderne, og jeg sagde stort set ikke noget. Og på magisk vis, så startede sygefraværet faktisk med at knække allerede efter det.”

Mere åbenhed

Særligt har Tina Karlsen, der har arbejdet i Ballerup Hjemmepleje siden 2012, hvor hun startede som elev, mærket stor forskel på den nye tilgang, og hvordan man før håndterede sygefravær som en privat sag.

Samme oplevelse har leder af hjemmeplejen Tine Gitte Nielsen:

”Sygefravær er ikke en hemmelighed mere. Det her med, at man som medarbejder ikke skal fortælle, hvad man fejler… Det giver ingen mening at holde det hemmeligt, for det, vi oplever, er jo, at der sker en meget større fleksibilitet, når maner åbne omkring, hvorfor sygemeldingen sker. Alle er jo syge på et eller andet tidspunkt eller har ondt i livet, og mange kommer igennem nogle traumer, så kan vi ikke bare få talt åbent om det? Fordi så er det nemmere at gøre noget ved det,” siger hun og understreger, at det ikke handler om, at man ikke må være syg.

”Hvis man er syg, så er man syg og skal blive hjemme under dynen, til man er rask. Fokus er på at komme det fravær til livs, som ikke skyldes sygdom,” slår hun fast.

Tillid og ærlighed gælder også over for teamlederne, som oplever, at medarbejderne tør komme til dem og sige, hvis de har brug for en fridag.
”Så kan det godt være, det ikke kan lade sig gøre i morgen, men måske i næste uge. Vi går ret langt, for at man kan få den frihed,” siger Tina Karlsen

Tæt samarbejde

”En af parametrene for at kunne lykkes er, at vi er samlet i et hus. Det gør det nemmere at finde løsninger, hvor vi kan låne medarbejdere fra hinanden,” fortæller Tine Gitte Nielsen, leder af hjemmeplejen, der er samlet på én matrikel i Ballerup og består af seks hjemmeplejeteams, et sygeplejeteam, to aftenteams og et team, der kører om natten.

Ud over den ambitiøse 6-punkts handleplan for at sænke sygefraværet, har hjemmeplejen i Ballerup arbejdet med medstyrende teams siden maj 2021, hvor medindflydelse, medansvar og medbestemmelse er vigtige faktorer.

”Det er vigtigt at få med, at vi også kører medstyrende teams. Hele den organisering har vi implementeret samtidig med,” tilføjer Tine Gitte Nielsen og forklarer, at hvert team er delt op i to-tre miniteams, som får en tættere relation til hinanden og selv har fået ansvar for at fordele arbejdet i deres geografiske område samt fridage og ferie – der dækkes også ind, hvis der tikker sygemeldinger ind om morgenen.

”De medstyrende teams har været med til at skabe en tættere relation mellem medarbejderne. De kender hinanden og hinandens styrker. Det kræver en stor fleksibilitet i teamet at få alle ender til at mødes,” siger lederen af hjemmeplejen.

Teamleder Tina Karlsen har samme oplevelse af, at medarbejderne i høj grad tager ansvar, men også hjælper hinanden og hellere tager en arbejdsdag på halv kraft eller går hjem til middag i stedet for at melde sig syge, fordi det er meget mere tåleligt for kollegerne at skulle fordele de sidste borgerbesøg om eftermiddagen, end at skulle dele en hel liste.

”Nu kommer vi ind og morgenen og siger: Venner, vi skal dele den her plan ud, fordi Anja er syg i dag. Så det er blevet meget åbent, og vi tror på, at man er syg, fordi der ikke er alt det her klat-noget. Og så skete det bare lige så stille, at fordi de vidste, hvem der var syg, og de selv skal fordele opgaverne fra listerne, så gav det også noget ansvar i forhold til, at man ikke bare kan være syg hele tiden. Men på en god måde, fordi når folk er syge, så er de syge,” understreger hun.