Indflydelse på vagtplanen giver øget tilfredshed og lettere rekruttering

LEDELSESMAGASINET FORKANT - INTERVIEW - Af Malene Mølgaard, journalist

I hjemmeplejen i Uldum har de faste vagtplaner længe været skiftet ud med pusleplaner, som medarbejderne selv ’pusler’ på plads. Det betyder, at SOSU’erne og sygeplejerskerne selv har indflydelse på, hvornår de skal arbejde, og hvordan ruterne hos borgerne lægges smartest. Det foregår ved puslemøder, hvor alle medarbejdere så vidt muligt deltager for at blive enige om vagtplanen otte uger ad gangen. Inden mødet udfylder alle en liste med tidspunkter og dage, hvor de gerne vil arbejde, og til mødet får de puslet de sidste huller i vagtplanen på plads. Her bliver ønsker til fridage og weekendvagter kastet op i luften og hen over bordet, mens alle både giver og tager lidt for at få det hele til at gå op.

Ifølge Karin Gregersen, der er leder i hjemmeplejen Vest i Hedensted Kommune, har pusleplanerne og den store indflydelse på arbejdets tilrettelægning stor effekt på arbejdsmiljøet.

”Det er en kæmpe succes, og der er en stor tilfredsstillelse i, at medarbejderne kan få fri, når de ønsker det,” siger den ledende sygeplejerske, som er lidt overrasket over den voksende opmærksomhed både fra medier og kommuner for vagtplanlægningen på hendes arbejdsplads.

”Der er rigtig mange, der har ringet og skrevet til mig og gerne vil høre om det. Jeg tror, det handler om, at nu er vi ude i rekrutteringsvanskeligheder i sundhedssektoren, og det bliver sværere og sværere at rekruttere og fastholde sygeplejersker og SOSU-assistenter og hjælpere. Så er man nødt til at se på, hvad kan vi så gøre for at det bliver attraktivt, fordi der er kamp om medarbejderne,” siger Karin Gregersen, der er leder for to udegrupper og et plejehjem med omkring 80 SOSU-medarbejdere og to sygeplejersker.

Hun peger på, at stor indflydelse på eget arbejde er en væsentlig spiller, ligesom medindflydelse på opgaverne og ruterne i hjemmeplejen har stor betydning.

”Vi arbejder med alle tre parametre og ser på, hvem er bedst til fx demensramte, hvem er bedst til rehabilitering, og de ansatte har også stor indflydelse på deres egne ruter og snakker med planlæggeren om, hvordan det giver mening at lægge besøg hos borgerne,” forklarer hun ivrigt.

Pusleplaner som rekruttering

Karin Gregersen har været leder i Hedensted kommune siden 2014, hvor man flere steder har kørt med rulleplaner i mange år. I 2020 fik hun ansvar for hjemmeplejen i den vestlige del af kommunen og introducerede pusleplanerne for medarbejderne her. Det gav lidt usikkerhed og modstand i starten, fortæller hun.

”Men de vil ikke tilbage til, at vi planlægger vagterne for dem, fordi nu bestemmer de jo helt selv, hvordan de arbejder,” siger hun og understreger, at medarbejderne selvfølgelig skal præstere de timer, de er ansat til.

For grupperne tager et puslemøde omkring en halv time – nogle gange kan det gøres på et kvarter, og den tid, mener Karin Gregersen helt bestemt er givet godt ud, frem for at hun skulle sidde og fedte med folks ønsker og forbehold og bytte rundt alene. Førhen brugte hun alt for meget tid på at bytte og rette og administrere vagtplanerne.

”Der var rigtig meget bytteri i de faste rulleplaner, og det var omkostningstungt. Det er så stor en tidsrøver for mig som leder,” siger hun.

Nu er det et fælles ansvar, der løftes i flok, hvor Karin Gregersen deltager på sidelinjen sammen med en planlægger, som styrer mødet.

”Så hvis der er nogle, der ikke rigtig byder ind, så kan jeg være med til at prikke dem på skulderen. Men som udgangspunkt har de selv medansvar og medindflydelse, og de har selv ansvar for at få lavet arbejdsplanen. Så jeg laver ingen arbejdsplaner, og hvor er jeg glad for det!”

Hun har endnu ikke været nødt til at pålægge nogen at tage vagter og oplever heller ikke, at det er svært at få udfyldt hullerne i vagtplanen eller flytte rundt, hvis for mange har skrevet sig på de samme dage inden puslemødet.

Som leder er Karin Gregersen ikke interesseret i at gå tilbage til de gamle faste vagtplaner. Hun kan se, at det virker både på fremmøde og trivsel. Som en ekstra bonus gør indflydelse på vagtplanlægningen arbejdspladsen mere attraktiv, og det bruger hun aktivt i forhold til rekruttering- og fastholdelse.

”I dag er det bare sådan, at medarbejderne gerne vil have medansvar. De efterspørger indflydelse på deres arbejdsplan, og det giver vi dem ved det her,” fortæller hun og peger på, at det især for SOSU’erne og hjælperne er meget vigtigt, at de har medbestemmelse i forhold til, hvornår de skal arbejde og mulighed for, at vagterne tilpasses efter konfirmationer, sølvbryllupper, fødselsdage og giver plads til fritidsaktiviteter.

”At de kan planlægge deres arbejde i forhold til deres fritid, det handler om glæde ved arbejdet, og det viser sig, at det betyder noget. Har man indflydelse på sine opgave og arbejdstider, det giver bare arbejdsglæde og højt fremmøde, konstaterer hun.

”Og det gør altså, at vi kan rekruttere på den baggrund, fordi de er så betydningsfuldt for dem. Jeg kan i hvert fald sige, at vi har ingen problemer med at rekruttere her i mit område,” fastslår hun tilfreds.

Ikke en vigtig ledelsesopgave

Som erfaren leder mener Karin Gregersen ikke, at medarbejdernes indflydelse på egen arbejdstid betyder, at hun har mindre ledelsesansvar eller afgiver sin ledelsesret. Tværtimod.

”Jeg kan ikke se, at det skulle være en ledelsesopgave at beslutte, hvornår folk skal på arbejde, og det er ikke nødvendigt, at det er en leder, der sidder og laver arbejdsplanen. Om det er Susanne eller Helle, der kommer mandag eller tirsdag, det er uden betydning for mig. Jeg skal bare have folk nok på arbejde, og det er supergodt, at de selv er med til at bestemme det,” siger hun og ridser op, hvad hun langt hellere vil bruge sin ledelsestid på:

”Min opgave er at holde MUS-samtaler og sygefraværssamtaler, at rekruttere og højne fagligheden. Der er nok at lave, selvom jeg ikke skal lave arbejdsplan, det må jeg sige,” siger hun og tilføjer, at hun også bruger energi på at introducere de ufaglærte og nye medarbejdere i hjemmeplejen.

”Jeg undrer mig over, at man synes, ledelse er at sidde og lave en arbejdsplan. Det er jo fagligheden, vi skal stå inde for. Jeg vil hellere bruge tid på at vejlede medarbejderne og guide dem og have fornemmelse for, hvad de laver derude, så jeg kan holde og holde dem på arbejde, remser hun op og slutter:

”Alt det vægter vi højere end at sidde og lave regneark. Og jeg tror godt, jeg kan lægge hovedet på blokken og sige, at medarbejderne ikke vil væk fra det – det giver de klart udtryk for,” siger hun og fortæller, at hun for at teste, en dag prøvede at spørge, om de skulle gå tilbage til faste vagtplaner.

”Så råbte de i kor: Neeeeeej! Så der er ingen tvivl.”