Lean gør hverdagen nemmere for patienter og personale

Hvordan kan en bilfabriks metoder optimere hverdagen til glæde for personale og patienter i sundhedssektoren?

Psykiatrisk Center Bispebjerg er begyndt at mærke landstendensen med personalemangel blandt speciallæger og sygeplejersker. Centrets optageområde i København Nordvest er almindeligt anerkendt som landets mest belastede optageområde. Det betyder, at patienterne er meget syge og derfor stiller store krav til personalet.

Centret har pga. disse omstændigheder et særligt behov for at minimere spild og fokusere på værdiskabende processer, så der frigives tid, som medarbejderne kan bruge på andre opgaver.

Mens andre virksomheder ofte anvender leanmodellen i meget langvarige og store projekter (1,2), kører centret primært med korte leanforløb med fokus på enkeltområder. Dvs. en meget aggressiv metode, der til gengæld giver mange her og nu-resultater.

Centrets normale leanprojektform kører over en uge ad gangen og involverer 5-8 medarbejdere fra det afsnit, der er i fokus. I løbet af ugen belyses og analyseres afsnittets arbejdsprocesser med henblik på forbedring. Resultaterne af dette arbejde og de idéer, der dukker op undervejs, afrapporteres, implementeres og evalueres efterfølgende.

Projektugen begynder med, at deltagerne mødes med en af centrets to projektledere, der starter med overordnet at forklare leanmodellen og gennemgår dens praktiske værktøjer. Derefter interviewer projektgruppen de resterende kollegaer, patienter, pårørende og samarbejdspartnere i det pågældende afsnit.

Interviewet fokuserer på hver enkelt del af arbejdsdagens processer. F.eks. interviewes en praktiserende læge om overdragelse af patienterne efter endt udskrivelse, sekretæren interviewes om udsendelse af epikrise, lægen interviewes om diktering af epikrise osv. Processerne belyses baglæns for at bringe viden og erfaring videre til det forudgående procesled.

De informationer, der er hentet gennem de forskellige interview, behandles af projektgruppen, hvorefter der arbejdes med ændringer af de nuværende arbejdsprocesser. Som hovedregel implementeres ændringerne umiddelbart efter weekenden.

De første projekter med denne metode har allerede givet meget gode resultater. Bl.a. er det lykkedes at nedbringe den faste mødeaktivitet markant, der er udarbejdet faste skabeloner og instrukser for mange arbejdsgange, og opgaver er overdraget fra læger til sygeplejersker.

Ved at springe en masse unødige led over er det endvidere lykkedes at fjerne mange oparbejdede bunker af f.eks. uskrevne journaler varigt og øge produktiviteten i form af flere ambulante besøg. På den måde er lean blevet til gavn for både patienterne og medarbejderne.

Centret evaluerer altid et leanforløb ved hjælp af spørgeskemaer. De foreløbige målinger viser, at medarbejderne har fundet leanprojekterne meget tilfredsstillende.

Centret vedligeholder et idékatalog med registrerede forhindringer og forslag til ændringsforslag. Der er p.t. over 170 emner i dette katalog, som ligger frit tilgængelig på Psykiatrisk Center Bispebjergs hjemmeside til inspiration for andre: www.psykiatri-regionh.dk > Centre > Bispebjerg > Forskning og Kvalitet > Udvikling > Lean transaktionsprocesforbedringer > Information: Databank forforhindring

Poul Holt Pedersen og Malene Haagen Olsen er ansat som projektledere på Psykiatrisk Center Bispebjerg​

Litteratur

1. Womack JP, Jones DT. Lean Thinking. London: Free Press; 2003.
2. Eriksen M. m.fl. God leanledelse i administration og service. København: Børsen; 2005.