Opgør med vanetænkning på medicinsk afdeling

Sygeplejerskerne rejste ikke, fordi de var utilfredse med arbejdsvilkår eller arbejdsmiljø. Nogle skulle prøve nye specialer, nogle skulle på barsel, og én skulle til Grønland senere på foråret. Desuden var der en lille vakance fra efteråret 2007. Status var, at medicinsk afdeling V den 1. februar 2008 manglede 4-5 sygeplejersker, så alt i alt så det sort ud på personalefronten.

De små grå skulle i sving og helst tænke kreativt og nyt (1,2,3,4).

Jeg talte med tillidsrepræsentanten i afdelingen, og hun foreslog, at vi skulle annoncere med, at sygeplejerskerne kun skulle arbejde hver 3. weekend fra den 1. september og vel at mærke i ottetimers vagter. Dvs. at vi skulle have ansat 10 sygeplejersker inden sommer.

Tja, hvad var der at miste? Og jo, oversygeplejersken skulle lige konsulteres først. Jeg havde forinden opstillet en række faglige og ledelsesmæssige argumenter for at prøve at tilpasse antallet af sygeplejersker til de stadigt mere komplekse sygeplejeopgaver, der naturligt følger med til et højt specialiseret medicinsk sengeafsnit. De faglige argumenter var bl.a.:

• større kontinuitet i patientforløbene
• større tilfredshed hos sygeplejerskerne
• bedre mulighed for at udvikle sygeplejen
• færre vikarer i afsnittet
• en ekstra sygeplejerske i aftenvagten (det havde været et ønske længe).

Heldigvis fik vi grønt lys for "aktion flere sygeplejersker på V sengeafsnit." Stillingsopslaget var lavet på forhånd, så det var bare at trykke på send-knappen til annonceafdelingen (se boks 1).  

Afdelingens image er vigtigt

Vi fik kort tid efter stillingsopslaget "Hvis vi er mange nok, kan vi arbejde hver 3. weekend" seks ansøgninger fra sygeplejestuderende, der afsluttede uddannelsen i juni.

Det var i denne proces vigtigt at holde gejsten oppe hos de sygeplejersker, som savnede kolleger. Derfor gjorde jeg meget ud af at informere dem, straks vi havde ansat nye sygeplejersker. Vi talte i starten af foråret meget om, at afsnittets image udadtil er særdeles vigtigt, når der skal rekrutteres nye sygeplejersker. Det viste sig også, at de fleste af de nyansatte havde hørt godt om afdelingen fra medstuderende på sygeplejeskolen. Det blev kun forstærket af deres første møde med personalet på afsnittet.

Jeg overvejede, hvordan vi kunne gøre det mindre travlt at være sygeplejerske og social- og sundhedsassistent i afsnittet, indtil vi havde de sygeplejersker, vi skulle bruge.

Vi ansatte i en tremåneders periode en plejemedarbejder, som primært skulle hjælpe med køkkenarbejde, madbestilling og servering. Vores hjælper skulle også sørge for, at der på sygeplejekontorerne var fyldt op i skuffer og skabe med de papirer, vi brugte til sygeplejejournalen, og hun tog sig desuden af mange af de andre opgaver, der er på afsnittet i løbet af dagen. Intentionen var, at sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter kunne koncentrere sig om patienterne. Personen indfriede alle forventninger og mere til, hendes daglige tilstedeværelse i hverdagene gav ro på kontorerne og på gangen. Og ja, hun er såmænd, efter endt barsel, ansat igen.

Faglig udvikling

I samme periode, som vi forsøgte at rekruttere personale, holdt vi fast i de udviklingsmæssige tiltag, vi havde sat i gang i efteråret 2007 (se boks 2). 

"Tænketanken" fortsatte, og der blev oplært nye til diverse procedurer som en del af den faglige udvikling. Innovationsarbejdet fortsatte, trods mangel på sygeplejersker. Det var en nødvendighed for at tilpasse plejen til de stadigt mere komplekse patientforløb og vigtigt for at kunne fastholde de sygeplejersker, der gerne ville have fokus på udvikling. Det kostede på vikarkontoen, men det har vist sig at være en rigtig god investering. Oplæring af nyansatte blev prioriteret højt, hvilket har medført, at de nyansatte blev i afsnittet efter endt oplæring. Der blev udviklet materiale til patienter og pårørende om kronisk syge leverpatienter i afdelingen.

Mindre administrativt arbejde i weekenden

Forårets personalemøder omhandlede bl.a. strukturering og organisering af hverdagen, så vi kunne være én sygeplejerske mindre i weekenden.

Grupperne aftalte administrative og praktiske rammer for deres arbejde i hverdagene, og intentionen var, at der skulle være mindre administrativt arbejde i weekenden. F.eks. skal der skrives opdateret patientstatus før weekenden, og gruppesedler skal være ført a jour om fredagen.

Ansættelsesproceduren

Vi valgte at bruge god tid til ansøgerne, også selv om vi havde travlt, og der var knaphed på folk i dagligdagen. De, som deltog i ansættelsessamtalerne fra afsnittet, blev fredet fra andre opgaver.

Til samtalerne eksperimenterede vi med, at de, som kom til samtale, fik mulighed for at tale med en af basissygeplejerskerne i afsnittet, efter at ansøgeren havde talt med ansættelsesudvalget. Det var en succes allerede ved første samtale, så vi besluttede at fortsætte med det.

I slutningen af foråret 2008 havde vi nået målet og kunne udarbejde tjenestetidsplaner, som gjorde det muligt at arbejde hver tredje weekend fra september 2008.

Det var hårdt arbejde for alle i afsnittet, men det har givet resultater, og det var en stor glæde at opleve den gejst, der efterhånden vendte tilbage, når der var udsigt til, at hverdagen ville blive forbedret inden for en overskuelig periode.

Men hvordan sluser man mest smidigt 10 nye sygeplejersker ind i afsnittet? Kunne vi gøre det smart, og kunne vi tænke udvikling og uddannelse samtidig?

V-introprogram

Vores kliniske sygeplejespecialist og jeg udarbejdede en undervisningsplan for de nyankomne. En slags V-introduktion, niveau 1.

Rammen var en hel dag, og det foregik i et lokale uden for afdelingen

Underviserne var bl.a. de specialeansvarlige sygeplejersker, vores uddannelsesansvarlige sygeplejerske og den kliniske sygeplejespecialist.

Undervisningen var for alle sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter i afdeling V, således deltog også sygeplejersker fra ambulatoriet og dagafsnittet. Inden længe var niveau 2 programsat.

Niveau 2 var nødvendigt, idet mange af de erfarne sygeplejersker og assistenter efterspurgte struktureret undervisning. Niveau 2 blev afholdt første gang, da vores nye sygeplejersker havde været i afsnittet i ca. to måneder.

Nyansatte sygeplejersker fik desuden tre studie-dage i løbet af de første 3-6 måneder.

Undervisningsseancerne er meget populære og har givet anledning til at fortsætte med andre temaer for dagene, så konturerne af et regulært efteruddannelsesforløb er ved at tage form.

Niveau 3 består af sygdomslære, dvs. leversygdomme og mave-tarm-sygdomme.

Niveau 4 bliver en undervisningsseance, der omhandler det komplekse patientforløb og avanceret sygepleje.

Hvordan kunne vi få alle med? Jo, når vi arbejder hver tredje weekend, er der meget personale på arbejde i hverdagen. Det giver rigtig gode muligheder for at undervise mange ad gangen, hvilket giver en god dynamik i undervisningsseancen og resulterer i, at budskaberne spredes til praksis i en fart. Samlet set får vi hurtigere et højere og mere ensartet fagligt niveau ude ved patienterne.

To mentorer pr. nyansat

Hvordan kan vi få introduceret 10 nye sygeplejersker til hverdagens opgaver og vagter i afsnittet?

Hver nyansat sygeplejerske fik to mentorer, som de primært skulle følges med i to måneder. Hensigten var, at mentorerne skulle have samtaler med den nye sygeplejerske af ca. en halv times varighed et par gange om måneden, hvor de skulle kigge deres introduktionsprogram igennem og se, hvilke områder de manglede at blive introduceret til.

Introduktionsprogrammet er udarbejdet af tre sygeplejersker på afsnittet og er opdelt i moduler, der hver især har fokus på emner, der skal introduceres til. Desuden blev alle nyuddannede tilmeldt "Bachelor på spring", som er et introduktionstilbud på Århus Sygehus. Tilbuddet strækker sig over 14 uger og omfatter bl.a. temadage, faglig vejledning og individuelle samtaler.

En udfordring at være ny

Det er hårdt arbejde for alle, når nye skal introduceres. Det er selvsagt svært at være ny, og der skal ydes en ekstra tørn fra de erfarne sygeplejersker inklusive undertegnede i sådan en periode. Vagtplanlæggeren er særlig udfordret, for hun skal lægge vagtplaner, hvor det tilgodeses, at nye er sammen med erfarne og har vagter med deres mentorer. Samtidig skal vagtplanlæggeren finde studietid til de sygeplejersker, der er med i forskellige udviklingsprojekter. Det er ikke helt nemt.

Et er intentionerne med indsatsen og omlægningen, noget andet er at få det hele til at fungere i praksis. Der er ingen tvivl om, at alle, nye som gamle, har gjort deres absolut bedste, og det er rigtig godt gået af en personalegruppe, der var presset.

Vi har stadig vores nye sygeplejersker i afsnittet, og det tager jeg som udtryk for, at vi går en lys fremtid i møde.

Ved trivselssamtalerne ca. tre måneder efter starten i V-sengeafsnit var der kun to nyansatte, der var usikre på, om de kunne de ting, de skulle kunne. Men alle var i god faglig udvikling og trivedes på afsnittet.

Status, november 2009

Alle stillinger er besatte. Sidst, vi havde stillingsopslag, fik vi otte ansøgere til to stillinger.

V-undervisning, niveau 3, med fokus på leversygdomme, er afholdt i foråret, og niveau 3, med fokus på inflammatoriske tarmsygdomme, er planlagt til at løbe af stablen i efteråret 2009.

Niveau 4 venter vi med til forår 2010.

Vagtplanen er meget nemmere at lægge, der er knap så mange hensyn at tage nu som i efteråret 2008. Afsnittets samlede anciennitet og kompetence er steget, idet kun tre sygeplejersker er rejst. De forlod alle afsnittet efter et halvt år.

De sygeplejersker med 1-2 års erfaring i afsnittet, som var på barsel i 2008, er vendt tilbage til afsnittet efter endt barsel. De vender hovedsageligt tilbage pga. bedre arbejdsforhold. Der er flere på arbejde til at passe patienterne, og der er flere muligheder end tidligere for at deltage i faglige udviklingsprojekter sammen med andre sygeplejersker i afsnittet.

"Boblerne" er en ny gruppe sygeplejersker og assistenter, som startede deres udviklingsarbejde efter sommerferien. Gruppen har på nuværende tidspunkt revideret patientinformation til "leverbiopsi" og er snart klar til at aflevere den næste reviderede patientinformation.

Hver onsdag morgen er der møde for alle sygeplejersker og assistenter i afdelingen, her undervises, informeres og drøftes faglige temaer (se boks 3).

Skuden er vendt

Der skal en fælles indsats og medansvar til for at vende skuden, og der skal være en velvillig og tålmodig afdelingsledelse, der skaber rammer og arbejdsro, så projektet kan lykkes.

I dag er vagterne besat med eget personale, og vikarforbruget er nedbragt betydeligt.

Aftaler vedrørende f.eks. ansættelsesprocedure bliver overholdt, og det giver bonus.

Men introduktion og oplæring kræver tid og penge, og vikarforbruget er ikke helt nedbragt som forventet, grundet overbelægning og komplekse patienter i de første tre måneder af 2009. Desuden manglede vi i januar 2009 fire sygeplejersker, og fem nyuddannede skulle introduceres i februar og marts.

Trods ovenstående er alle på afdelingen enige om, at vi har gjort det rigtige. Havde vi fortsat uforandret, ville vi som afdeling være meget ringe stillet, både i forhold til personalefastholdelse og i forhold til at optimere kvaliteten af den sygepleje, vi udøver.  

Jane Holm er afdelingssygeplejerske på medicinsk afdeling V på Århus Sygehus.

Litteratur

1. Fremeray L et al. Hvidbog: Ledelse i øjenhøjde - mellemlederen i centrum. København: Tænketank i Dansk ErhvervsforskningsAkademi (DEA); 2008.
2. Digmann A, Fremtidens ledelsesudfordringer i år 2013. Region Midtjyllands center for innovation, marts 2008.
3. Hildebrandt S. Ledelse og kreativitet - mennesker og virksomheder skal blomstre. Strategi og ledelse; marts 2007.
4. Weile L. Ansvar og ansvarlighed. København: Munks-gaard; 2001