Fra time-out til feriefrikvarter
PAUSER GIVER DIG LEDERKRAFT
Timeouts, faste pauser og feriepagt: Sådan sikrer du både pauser i hverdagen og fuld afkobling i sommermåneden – uden at gå på kompromis med trivsel og patientsikkerhed. Her er lidt læsning og facts til og om pausen.
LEDELSESMAGASIN FORKANT - Aktuelt
Tekst: Journalist Malene Mølgaard, forkant@dsr.dk
Klokken nærmer sig 11 om formiddagen på Klinik 1, Kræftafdelingen på Herlev Hospital.
Personalet bevæger sig ind på sygeplejekontoret, mens alle aktiviteter bliver sat på pause, og blikkene vendes mod tavlen på væggen, hvor dagens opgaver fordeles – og nu tilpasses efter, hvor langt sygeplejerskerne er, og om nogen skal have hjælp fra en kollega.
På fem minutter fordeles dagens frokosthold, opgaver byttes rundt, og det første frokosthold sendes til pause. Her er pausen ikke et ”hvis der bliver tid,” men et fast og ufravigeligt ledelseskrav.
”Alle skal gå til pause – uanset om det er en kort dag eller lang dag,” understreger oversygeplejerske Milen Tesfaldet og tilføjer, at det også gælder, selvom man ikke ønsker at spise frokost.
Her er pausen ikke et ”hvis der bliver tid,” men et fast og ufravigeligt ledelseskrav, forklarer Milen Tesfaldet, som kalder timeout-modellen et gratis ledelsesværktøj, der køber ro senere på dagen.
FEM LEDERGREB DU KAN KOPIERE ALLEREDE I DAG
- Fastlæg to timeouts i vagtplanen dagligt, hvor I aftaler opgaver, tidsplan og makkerhjælp. Det tager kun fem minutter.
- Planlæg pauser som møder i kalenderen også på korte dage.
- Indfør “først-hjem-kort” den dag folk går på ferie, og luk mailadgangen helt.
- Få en leder-buddy og aftal, hvem der tjekker dine mails og træffer beslutninger, mens du er væk. Som leder præger du kulturen ved selv at blive offline.
- Positiv hjemkomst del det, der gik godt under feriedækningen, ikke hvor travlt det var.
Fast rytme hver dag
Strukturen er enkel og konsekvent: samme timeout hver formiddag og ritualet gentages om eftermiddagen kl. 14, hvor holdet samler trådene, fordeler restopgaver, runder dagen af og sikrer, at ingen hænger alene.
Den faste rytme giver ro, og det hele står synligt på tavlen, så ingen kollega kan glemme sin pause.
Når vagten koger, er princippet det samme – opgaverne kan justeres, men ritualet rykkes aldrig, for “det er den bedste måde at sikre retfærdighed og overblik på, også når bemandingen er presset,” forklarer Milen Tesfaldet.
”Uanset om der vælter patienter ind, eller om vi mangler folk, så gør vi det samme hver dag,” siger oversygeplejersken, der på ingen måde ser de fem minutters timeout som spildtid:
”Det er bare bedre givet ud, og det er også der, de gode historier kommer frem: Hey, havde lige en patient, som sagde tak for god behandling. Det er også der, vi tager fat, hvis nogen står med en aggressiv patient og har brug for hjælp.”
SÅDAN SENDER MILEN MEDARBEJDERNE PÅ FERIE (...og sig selv)
- Sæt punktum før afgang – Den, der går på ferie, får patienter/opgaver, der kan afsluttes samme dag. Ingen tager nye, langstrakte forløb ind kort før fri. Det giver ro i maven, når man lukker computeren og ikke tager ’løse ender’ med hjem.
- Først ud ad døren – Ved sidste timeout får ferieklare kolleger altid grønt lys til at gå først, fordi de skal mærke, at afdelingen har overskud til at slippe dem.
- Retfærdig rækkefølge – Tavlen viser åbent, hvem der næste gang får ‘først‐hjem’-kortet, så både småbørnsforældre og singler ser, at reglerne er ens.
Pause er patientsikkerhed
Logikken er simpel: Pausen er patientsikkerhed. Uden den, stiger risikoen for fejl, når hovedet kører varmt, fortæller den ledende sygeplejerske, som heller ikke lader sig selv slippe.
“Jeg møder også op til timeout. Jeg kan ikke bede andre prioritere det, hvis jeg ikke selv gør det,” understreger hun og tilføjer, at pausen giver større patientsikkerhed.
”Der er ingen, der kan klare en hel ottetimers vagt uden pause – så øges risikoen for fejl,” siger Milen Tesfaldet krystalklart.
Samme regel gælder ferien: Medarbejdere, der skal på sommerferie, får lov at gå først, så de mærker, at afdelingen har overskud, inden de lukker ned. Resultatet er en afdeling, hvor frokost ro, makkerhjælp og tydelige rammer giver både personale og patienter mere luft – og hvor lederen selv viser, at pausen er en del af plejen, ikke et fravalg.
Logikken er enkel: Hvis én skipper pausen, får andre dårlig samvittighed og følger trop. Derfor er tavlen og makker-støtten obligatorisk. Retfærdigheden – et ord, oversygeplejersken ofte bruger – strækker sig helt til de sidste praktiske opgaver, så oprydning, tømning af skraldespande, opfyldning fordeles synligt ved dagens sidste timeout og ingen hverken slipper eller altid står med det samme.
… OG MENS DE ER VÆK
- Luk mailen – Ingen skal logge på arbejdsmailen og svare på mails, når de er på ferie – heller ikke lederen!
- Pause på SoMe – Arbejdsrelaterede kommentarer om fx travlhed er bandlyst i afdelingens messenger-gruppe, så ingen får dårlig samvittighed over at holde fri.
- Buddy system – Faste makkerpar løfter hinandens opgaver under ferie, og lederens buddy håndterer daglig drift og har mandat til at tage alle rutinebeslutninger. Sker der en reel krise, ringer buddyen til den ferierende leder – alt andet kan vente!
Lederen som rollemodel
Da rytmen først var indarbejdet, faldt antallet af hektiske hvem-gør-hvad-øjeblikke markant.
”Kl. 11 ved jeg præcis, hvordan dagen ser ud, og om vi skal ringe efter ekstra hænder, eller udskyde patienter,” siger Milen Tesfaldet, som kalder timeout-modellen et gratis ledelsesværktøj, der køber ro senere på dagen.
Ro er også et krav, når sygeplejersker og ledere holder ferie, hvor alle er sikret fred til restitution og ikke skal forvente mails og opkald på sofaen, strandturen eller i swimmingpoolen.
Når tavlen er tømt og dagens sidste timeout er gennemført, fortsætter Milen Tesfaldets pause-kultur helt ud i det digitale rum. Klinik 1 har en fælles Messenger-gruppe – men den er arbejdsfri zone.
“Der må ikke stå noget om travlhed eller stress. Ingen ‘godt I har ferie, mens vi andre knokler’. Gruppen er kun til praktisk info og gode historier,” understreger hun.
Når kolleger vender tilbage fra ferie, deler de andre bevidst det, der gik godt, i stedet for at remse travlhed op. På den måde undgår man skyldfølelse og holder energien høj.
“Som leder skal du vise, at pausen gælder alle – også dig selv. Står dit navn på tavlen til pause, så gå. Og sluk telefonen i ferien. Det signal skaber kultur,” understreger oversygeplejersken, som er bevidst om ikke at diktere pauser med skemaer og procedurer, men at være et synligt forbillede og vise, at velplanlagte pauser giver lederkraft og sikrer både teamets og patienternes tryghed.
Læs mere her:
Som leder skal du vise, at pausen gælder alle – også dig selv.
"Står dit navn på tavlen til pause, så gå. Og sluk telefonen i ferien. Det signal skaber kultur," siger oversygeplejerske Milen Tesfaldet.