Ret til aktindsigt i egen sag

Har man en sag kørende mod en offentlig forvaltning, for eksempel en kommunal eller amtslig arbejdsgiver eller i Patientklagenævnet, kan man altid bede om at få aktindsigt i sin egen sag i henhold til forvaltningsloven. Anmodningen om aktindsigt sender man til den myndighed, der har med afgørelsen af den sag at gøre, som man søger aktindsigt i.

Myndigheden skal snarest afgøre, om den vil imødekomme ønsket om aktindsigt eller ej. Har man ikke modtaget svar på det spørgsmål inden ti dage efter, at myndigheden modtog anmodningen, så har man krav på at få at vide, hvorfor man ikke har fået svar, og hvornår man kan forvente at få svar. Reglerne om aktindsigt er beskrevet i forvaltningslovens kapitel fire, paragraf 9-18.

Omfanget af aktindsigt er:

1. Alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og
2. Indførelse i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.

Journaler og registre giver et overblik over, hvilke dokumenter der ligger i sagen, og ved at sammenholde

Side 15

journalarket med dokumenterne kan man undersøge, om der eventuelt mangler et dokument.

Undtagelser

Der gælder dog også nogle undtagelser for, hvilke papirer man må få at se, og den kommunale eller amtslige forvaltning kan derfor afslå anmodningen om aktindsigt enten fuldstændigt eller delvis ved kun at udlevere nogle papirer. Ifølge forvaltningslovens kapitel seks, paragraf 23, har man krav på en skriftlig begrundelse for, hvorfor papirerne i sagen er blevet tilbageholdt, og får man ikke afslaget på skrift – for eksempel hvis man har fået det mundtligt – skal man bede om at få det på skrift. I afslaget skal stå, hvilke paragraffer i loven afslaget er begrundet med. På den måde kan man checke, hvad det er for nogle lovmæssige undtagelser, det drejer sig om. Hvis man vil klage over afgørelsen, er sagen nemmere at forholde sig til, når der er en skriftlig begrundelse. Uden begrundelse er det umuligt at finde ud af, hvad forvaltningen har tænkt, da de gav afslag. Det er heller ikke borgerens opgave at gætte sig til forvaltningens intentioner, det er derimod forvaltningsmyndighedens opgave at pege på de undtagelsesbestemmelser, den mener, der gælder.

Når forvaltningen beslutter, at kun nogle papirer kan udleveres, så skal forvaltningen oplyse om, hvilke dokumenter der er tilbageholdt med hvilken begrundelse. Forvaltningen skal ikke forklare, hvad hvert eneste dokument indeholder, men den skal for eksempel skrive, at man har tilbageholdt de og de dokumenter af den og den karakter og med henvisning til de bestemmelser, der er benyttet.

Undtagelser for retten til aktindsigt kan for eksempel være visse typer interne arbejdspapirer i forvaltningen eller forvaltningens korrespondance med advokater til brug i en retssag.

Selvom der er nogle papirer, man ikke har krav på at få at se, så kan en forvaltning vælge, at man må se dem alligevel. For eksempel hvis forvaltningen vurderer, at der ikke er nogle tavshedspligtsbestemmelser til hinder for det.

De oplysninger, man får aktindsigt i, kan man i princippet bruge, som man vil. Der følger ikke nogle begrænsninger med anvendelsen af materialet.

Klage over afslag

Vil man klage over afslag på aktindsigt, skal man i første omgang klage til kommunernes tilsynsråd, som hører under statsamtet, hvis det er en kommunal afgørelse, man vil klage over. Hvis det er et amt, eller hvis det er Københavns eller Frederiksberg Kommuner, skal man klage til Indenrigsministeriet. Tilsynsrådene og Indenrigsministeriet har til opgave at føre tilsyn med, om kommunerne og amterne overholder loven, men de to instanser er ikke egentlige klageinstanser. Derfor har kommunerne og amterne ikke pligt til at give klagevejledning i deres afslag på aktindsigt. Vurderer tilsynsrådene eller Indenrigsministeriet, at kommunen eller amtet har handlet forkert ved at nægte aktindsigt, kan man klage over afgørelsen til Folketingets Ombudsmand.

Selvom man ikke er part i en sag, kan man søge om aktindsigt i en sag efter reglerne i Lov om offentlighed i forvaltningen, kapitel to, tre og fire, men adgangen til aktindsigt er lidt mere begrænset, når man ikke selv er direkte impliceret i sagen. Man behøver dog ikke begrunde, hvorfor man vil se sagen, og man behøver heller ikke at kende journalnummeret. Det er tilstrækkeligt at kunne henvise til den konkrete sag, for eksempel klage fra den og den over det og det.

Nøgleord: Aktindsigt, dokument, indberetninger, Patientklagenævnet.