Ekstern konsulent sikrede helikopterperspektiv

Gerontopsykiatrisk afdeling 2122 i Hillerød skal udvides fra 20 til 32 sengepladser ved årsskiftet 2007. Det sker på baggrund af den demografiske udvikling, samtidig med at sygehuset bliver en del af Region Hovedstaden og skal akkrediteres. Der skal ansættes nye medarbejdere, afdelingen skal flytte til nye rammer, og visitationsregler og procedurer bliver ændret. Afsnitsledelsen skal fortsat bestå af overlæge og afdelingssygeplejerske.

For at kunne løse de nye arbejdsopgaver må den nuværende afdelings struktur og måde at fungere på ændres, og der skal findes nye samarbejdsformer. Afdelingsledelsen mente, at en teamstruktur gav den mest hensigtsmæssige arbejdsdeling og koordinering. Beslutningen blev taget på baggrund af medarbejdersamtaler, hvor medarbejderne selv foreslog teamstruktur, og efterfølgende dialog herom. Formålet med teamstrukturen er, at vision, mission og centrale værdier for Psykiatrisk Sygehus realiseres, og at afdelingens kvalitetskrav om faglige kvalitetsmål, tilrettelæggelse og samarbejde nås på en effektiv måde.

Godt nok havde vi teoretisk viden om organisationsudvikling, men vi var lidt usikre over for, hvordan ændringerne skulle gennemføres i praksis, og sygehusets kvalitetsenhed kunne ikke overkomme at indgå i projektet, da den var optaget af andre opgaver. En projektstyregruppe kom frem til, at det ville være en fordel at inddrage en ekstern konsulent til at bistå med projektstyring. Ønsket om ekstern konsulentassistance blev ikke mindre, efter at projektstyregruppen havde præciseret afdelingens behov, projektets karakter og indhold.

Økonomi

Som udgangspunkt havde sygehuset afsat 14.000 kr. til at afholde to temadage i afdelingen. Alligevel forfulgte projektstyregruppen ønsket om en ekstern konsulent.

Projektstyregruppen besøgte forskellige konsulentfirmaers hjemmesider og tog i foråret 2005 kontakt til et par af firmaerne for at få en uafhængig vurdering med projektforslag, metodisk tilgang, tidsplan og budget. Priserne på løsning af opgaven spændte fra 25.500-110.000 kr. ekskl. moms og transport.

Projektstyregruppen havde først på sommeren et indledende personligt møde med organisations- og udviklingskonsulent Per Kloster, der også er uddannet sygeplejerske, og som har arbejdet med ledelse i sundhedsvæsenet gennem flere år. Der skulle ikke betales noget, før der var indgået konkret aftale og skrevet kontrakt.

AMU-konceptet giver mulighed for arbejdsmarkedsuddannelse til alle uanset uddannelseslængde, men kortuddannede kan få dækket tabt arbejdsfortjeneste. Får kursisten fuld løn under kurset, får arbejdsgiveren godtgørelsen. Det betød, at afdelingen ville kunne få godtgjort ca. 15.000 kr. ved at afholde to temadage. De 15.000 kr. samt de 14.000 kr., der i forvejen var afsat til afdelingen, var nok til, at vi kunne tegne kontrakt med den eksterne konsulent. Det er også værd at bemærke, at sygehuset handler momsfrit, fordi det er en del af den offentlige sektor. Alle medarbejdere havde accepteret, at samarbejdet med ekstern konsulent betød, at al forplejning var for egen regning.

Vi søgte sponsorstøtte hos de medicinalvirksomheder, afdelingen samarbejder med, men uden resultat. Vi har også søgt sponsorstøtte hos de faglige organisationer for at kunne fortsætte samarbejdet med den eksterne konsulent i 2006, men har også her fået afslag. De faglige organisationer har været inddraget fra projektets start for at sikre overholdelse af ansvars- og kompetenceområder for den enkelte faggruppe.

Projektforløb

Projektstyregruppen afholdt i sensommeren 2005 to workshopper med deltagelse af den eksterne konsulent med det formål at afdække og beskrive grundlæggende organisatoriske og ledelsesmæssige strukturer efter udvidelsen af afdeling 2122. De beskrevne opgaver samledes i en projektplan, som skulle være styreredskab i det videre forløb.

I samarbejde med ekstern konsulent blev der afholdt to temadage i slutningen af september 2005 med det formål at skabe fælles forståelse af den nye organisering og samarbejdsformer i afdeling 2122 og for at sikre, at alle medarbejdere fik mulighed for at bidrage med konkret viden til den nye organisering.

Projektet består af tre trin og forventes afsluttet og evalueret med udgangen af 2006. Første trin var, at afdelingen overgik til teamstruktur til maj 2006. Andet trin er evaluering af projektet på to temadage i september, den ene dag i samarbejde med den eksterne konsulent. Tredje trin er flytning til nye fysiske rammer sidst på året.

Nu er det over et år siden, at udviklingsprojektet for afdeling 2122 begyndte, og processen kører i øjeblikket i fjerde gear, hvor der arbejdes i arbejdsgrupper, sker drøftelser på personalemøder og teammøder samt samles op i projektstyregruppen.

Den eksterne konsulent har skabt overblik, sat system i kaos og bistået med projektstyring. Det er projektstyregruppens overbevisning, at samarbejdet med ekstern konsulent resulterede i, at vi fik set processen i helikopterperspektiv, hvilket gav større overblik og øgede kvaliteten.

Forfatterne er ansat på Gerontopsykiatrisk afdeling 2122, Psykiatrisk Sygehus, Frederiksborg Amt.