Hverdagens tidsrøver

Foto: iStock

At være vagtplanlægger er et hverv, der består af flere forskellige delopgaver. I forbindelse med vagtplanlægningen bruges der bl.a. tid på at indsamle oplysninger om f.eks. forbrugt normtid. Der anvendes endvidere tid til selve arbejdstidsplanlægningen og den efterfølgende tilpasning af planen.

Endelig anvendes der i nogle tilfælde yderligere tid til løbende koordinering mellem patientbehandling og personaleressourcer. Det viser resultater fra en spørgeskemaundersøgelse, foretaget af Center for Anvendt Sundhedstjeneste og Teknologivurdering (CAST) ved Syddansk Universitet, hvori der bl.a. deltog 241 vagtplanlæggere med en sygeplejefaglig baggrund (se boks 1). 

Desuden indgår data fra kvalitative forskningsinterviews med sygeplejefaglige vagtplanlæggere fra tre forskellige sygehus-afdelinger. Se boks 2 for undersøgelsens metode og materiale. 

En tidskrævende ledelsesopgave

Undersøgelsen viser, at en vagtplanlægger med en sygeplejefaglig baggrund i gennemsnit anvender ca. 12 timer om ugen på disse opgaver. Dette svarer til, at der bruges ca. 24 minutter på vagtplanlægning om ugen for hver medarbejder, der lægges vagtplan for.

Det er i høj grad personale med ledelseskompetence, der varetager vagtplanlægningen. Af de 241 vagtplanlæggere med sygeplejefaglig baggrund, der deltog i undersøgelsen, havde 210 således ledelsesmæssige kompetencer. Dette svarer til, at vagtplanlægning i 87 pct. af tilfældene varetages af en ledende medarbejder. Fordelingen af vagtplanlæggernes stillingsbetegnelse er vist i tabel 1.

Resultaterne fra de kvalitative forskningsinterviews peger imidlertid på, at ikke alle dele af vagtplanlægningsopgaven nødvendigvis skal foretages af (ledende) sygeplejefagligt personale. Således giver en informant, der er stedfortrædende afdelingssygeplejerske, udtryk for, at der er en del tastearbejde forbundet med vagtplanlægningen. Denne del af vagtplanlægningsopgaven ville det ifølge informanten være hensigtsmæssigt at lade en sekretær udføre, da det opfattes som spild af plejefaglig tid. Videre giver informanten udtryk for, at en sekretær muligvis vil kunne udføre alle dele af vagtplanlægningsopgaven, hvis blot den pågældende har et tilstrækkeligt indgående kendskab til afdelingen og de tilstedeværende personalekompetencer.
 

Flere redskaber på samme tid

De fleste vagtplanlæggere anvender et elektronisk vagtplansystem, når der lægges vagtplaner, men vagtplansystemet anvendes sjældent alene. Mere end ni ud af 10 af de vagtplanlæggere, der anvender et vagtplansystem, anvender tillige andre redskaber.

Undersøgelsen viser, at vagtplanlæggerne som oftest gør brug af flere forskellige redskaber i forbindelse med løsning af vagtplanlægningsopgaven. Langt de fleste (86 pct.) anvender et elektronisk vagtplansystem, som f.eks. Modul Tjenestetid eller KMD Vagtplan. De resterende (14 pct.) anvender ikke et elektronisk vagtplansystem, men udelukkende manuelle redskaber – eller kontorprogrammer – som Microsoft Excel eller WordPerfect.

Blandt de vagtplanlæggere, der anvender et elektronisk vagtplansystem, er det kun de færreste (11 pct.), der alene anvender et vagtplansystem. I de fleste tilfælde anvendes der også andre redskaber, som f.eks. kontorprogrammer (Microsoft Excel, WordPerfect etc.) eller manuelle redskaber (papir, tavler etc.). Det tyder altså på, at elektroniske vagtplansystemer er meget udbredt, men at disse systemer kun i de færreste tilfælde formår at løse alle opgaver i forbindelse med vagtplanlægningen.

Dette antyder, at brugen af vagtplansystemer således nok er ganske udbredt blandt plejepersonalets vagtplanlæggere, men også, at der stadig er mange opgaver i forbindelse med vagtplanlægningen, der løses ved hjælp af enten manuelle redskaber eller kontorprogrammer. Resultaterne fra de kvalitative forskningsinterviews synes at understøtte disse indikationer. En afdelingssygeplejerske oplyser, at vagtplanen typisk udskrives, hvorefter ændringer foretages manuelt, for derefter at blive indtastet i det elektroniske vagtplansystem. Årsagen til denne procedure er, at den samlede vagtplan ikke kan overskues i den elektroniske form, hvilket gør det nødvendigt at udskrive vagtplanen, når der foretages ændringer. En anden informant, der ligeledes er afdelingssygeplejerske, peger i forlængelse heraf på, at programmet Microsoft Word anvendes for at kompensere for manglende funktioner i det elektroniske vagtplansystem.
 

Brugerfjendske systemer

Deltagernes tilfredshed med de anvendte redskaber er kun lidt over middel. En af årsagerne til dette har vist sig at være, at de anvendte redskaber i nogle tilfælde er utilstrækkelige og ”brugerfjendske”.

Vagtplanlæggerne har på en skala fra 0 (ikke tilfredsstillende) til 10 (meget tilfredsstillende) tilkendegivet deres tilfredshed med de anvendte vagtplanlægningsredskaber. På denne skala var den gennemsnitlige tilfredshed blandt deltagerne 6,5. En mulig årsag til deltagernes moderate tilfredshed med de anvendte redskaber kan skyldes, at de opleves som utilstrækkelige og brugerfjendske.

Resultaterne fra de kvalitative forskningsinterviews antyder således, at de anvendte elektroniske vagtplansystemer på nogle områder ikke indeholder de nødvendige og efterspurgte funktioner. Ligeledes fremføres det af forskellige informanter, at de anvendte vagtplansystemer i nogle tilfælde opleves som værende ulogisk opbygget, ligesom der mangler anvendelige hjælpefunktioner. Dette medfører både frustrationer hos brugerne og et unødigt stort tidsforbrug på vagtplanlægningen.
 

Behov for nytænkning

Resultaterne rejser to centrale spørgsmål; dels om vagtplanlægning er en opgave, der nødvendigvis skal varetages af ledende personale, og dels om udvikling af nye redskaber til løsning af vagtplanlægningsopgaven rummer et udviklingspotentiale.

Som beskrevet varetages vagtplanlægningen oftest af ledende plejepersonale og er en ganske tidskrævende opgave. Vagtplanlægning indeholder en række forskellige opgaver, herunder indsamling af oplysninger, udarbejdelse af vagtplanen, efterfølgende tilpasning og koordinering samt ikke mindst tastearbejde. Det kan diskuteres, om alle disse opgaver kræver ledelsesmæssig kompetence, eller om opgaven helt eller delvist kan overdrages til andre personalegrupper som f.eks. sekretærer eller administrativt personale med indgående kendskab til den pågældende afdeling. Et interessant spørgsmål er netop, om placeringen af vagtplanlægningsopgaven hos afdelingsledelsen har rødder i, hvordan sygeplejen traditionelt har været organiseret, eller om vagtplanlægning udgør et vigtigt ledelsesredskab. Der kan argumenteres for, at vagtplanlægningen både indeholder konkrete administrative funktioner og mere overordnede strategiske funktioner. En opgaveglidning væk fra ledende sygeplejefagligt personale til andre personalegrupper vil potentielt set kunne frigøre såvel ledelsesressourcer som sygeplejefaglige personaleressourcer. Naturligvis må en sådan opgaveglidning bero på konkrete faglige vurderinger af, om opgaveløsningen forringes ved en sådan manøvre, idet vagtplanlægning er en kompleks og sammensat aktivitet med store implikationer for medarbejderstaben. Med det relativt store tidsforbrug in mente bør det dog under alle omstændigheder være en overvejelse værd, hvilke dele af vagtplanlægningsopgaven der reelt indeholder ledelsesmæssige aspekter.

Resultaterne viser derudover, at vagtplanlægningen er en kompliceret opgave, og at de tilgængelige redskaber i mange tilfælde opleves som værende utilstrækkelige. Der kan på den baggrund argumenteres for, at der er meget at vinde ved at udvikle bedre redskaber, der kan håndtere alle aspekter og opgaver i forbindelse med vagtplanlægningen. Omvendt er det imidlertid helt afgørende at være opmærksom på, at indførelse af it-systemer ikke nødvendigvis med ét slag forbedrer vagtplanlægningen. Studier har således vist, at en afgørende faktor for anvendelsen af it i forbindelse med vagtplanlægningen er, at brugerne har tillid til det givne it-system (1). I den sammenhæng har det vist sig meget afgørende, at systemet opfattes som brugervenligt og logisk for den enkelte bruger. Videre har det vist sig, at der blandt vagtplanlæggere og personale kan være divergerende og i nogen grad uforenelige opfattelser af, hvilke principper vagtplanen skal følge. Sådanne tilfælde rummer et vist potentiale for konflikt, idet der fordres en stillingtagen, der potentielt tilgodeser én gruppe medarbejdere frem for en anden.

Samlet set kan der argumenteres for, at indførelse af it-systemer ikke i sig selv forbedrer vagtplanlægningen. Anvendelse af it bør derimod anskues som en dynamisk proces, der både indeholder dilemmaer og mulige paradokser, og som fordrer en stadig fokusering, tilpasning og inddragelse af berørte aktører. At anvendelse og udnyttelse af it kræver en betydelig indsats, betyder dog ikke, at det er en uoverstigelig opgave, og det markante tidsforbrug og den moderate tilfredshed med de nuværende redskaber bør under alle omstændigheder anspore til en stræben mod at forbedre de tilgængelige vagtplanlægningsredskaber.

Lars Jensen og Anita Lunde er ansat som videnskabeligeassistenter ved CAST – Center for Anvendt Sundheds-tjenesteforskning og Teknologivurdering, Odense. Charlotte Horsted er ansat som konsulent ved CAST. Morten Balle Hansen er lektor ved Institut for Statskundskab,Syddansk Universitet, Odense. Henvendelse vedrørende artiklen rettes til Lars Jensen.

Litteratur

1. Jensen L. Vagtplanlægning og anvendelse af IT – Processer, perspektiver og paradokser 2009.
2. Jensen L, Horsted C, Lunde A, Hansen MB. Vagtplanlægning i det danske sygehusvæsen. Syddansk Universitet: CAST; 2008.